Ustawienie wiadomości o nieobecności w programie Outlook 2019 jest proste. To świetny sposób, aby poinformować innych, że nie możesz od razu odpowiadać na e-maile. Niezależnie od tego, czy jesteś na wakacjach, czy po prostu poza domem, dzięki automatycznej odpowiedzi wszyscy będą na bieżąco. Wystarczy kilka kliknięć, aby wiadomość o nieobecności została uruchomiona.
Zanim przejdziesz do kolejnych kroków, ważne jest, aby wiedzieć, że skonfigurowanie wiadomości o nieobecności poinformuje każdego, kto napisze do Ciebie e-mail, że jesteś niedostępny. Dzięki temu nie będą się zastanawiać, dlaczego nie odpowiedziałeś.
Krok 1: Otwórz Outlooka i kliknij Plik
Otwórz program Outlook 2019 i poszukaj karty Plik w lewym górnym rogu ekranu.
Spowoduje to przejście do strony Informacje o koncie, na której znajdziesz kilka opcji, w tym ustawienie automatycznej odpowiedzi.
Krok 2: Kliknij Odpowiedzi automatyczne
Na stronie Informacje o koncie zobaczysz opcję Odpowiedzi automatyczne (poza biurem). Kliknij na to.
Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie nowego okna, w którym możesz ustawić wiadomość o nieobecności.
Przeczytaj więcej:Jak ustawić nieobecność w programie Outlook: przewodnik krok po kroku
Krok 3: Ustaw opcje automatycznej odpowiedzi
W oknie Odpowiedzi automatyczne możesz ustawić zakres czasu dla wiadomości o nieobecności i wpisać samą wiadomość.
Tutaj możesz także wybrać opcję wysyłania różnych wiadomości do współpracowników w organizacji i osób spoza niej.
Po wykonaniu tych kroków wiadomość o nieobecności będzie gotowa do wysłania. Gdy ktoś napisze do Ciebie e-mail, automatycznie otrzyma odpowiedź o nieobecności.
Wskazówki: jak ustawić opcję nieobecności w programie Outlook 2019
- Upewnij się, że Twoja wiadomość jasno określa, kiedy wrócisz i z kim się skontaktować w przypadku Twojej nieobecności.
- Możesz skonfigurować różne wiadomości dla osób w organizacji i poza nią.
- Nie zapomnij podać dat swojej nieobecności w biurze.
- Przed aktywacją sprawdź swoją wiadomość pod kątem literówek i błędów.
- Pamiętaj, aby po powrocie wyłączyć wiadomość o nieobecności.
Często zadawane pytania
Czy mogę skonfigurować wiadomość o nieobecności w udostępnionej skrzynce pocztowej?
Tak, możesz skonfigurować wiadomość o nieobecności dla udostępnionej skrzynki pocztowej, tak samo jak w przypadku osobistej skrzynki pocztowej.
Czy wiadomość o nieobecności będzie odpowiedzią na każdy e-mail?
Wiadomość o nieobecności będzie zazwyczaj odpowiadać każdemu nadawcy tylko raz, aby zapobiec spamowaniu ich skrzynki odbiorczej.
Czy mogę zaplanować wiadomość o nieobecności z wyprzedzeniem?
Absolutnie! Możesz z wyprzedzeniem zaplanować datę rozpoczęcia i zakończenia wiadomości o nieobecności.
Co się stanie, jeśli zapomnę wyłączyć wiadomość o nieobecności?
Możesz zdalnie uzyskać dostęp do swojej skrzynki pocztowej, aby ją wyłączyć lub zostanie ona automatycznie zatrzymana po określonej dacie końcowej.
Czy mogę ustawić wiadomość o nieobecności w telefonie?
Tak, jeśli masz na telefonie aplikację Outlook, możesz z niej skonfigurować wiadomość o nieobecności.
Streszczenie
- Otwórz Outlooka i kliknij Plik.
- Kliknij Odpowiedzi automatyczne.
- Ustaw opcje automatycznej odpowiedzi.
Wniosek
Konfigurowanie nieobecności w programie Outlook 2019 jest prostym i szybkim zadaniem, ale stanowi istotną część etykiety e-mailowej, gdy jesteś poza domem. Informuje Twoje kontakty, utrzymuje profesjonalizm i może przekierować pilne sprawy do odpowiedniej osoby, gdy Cię nie ma. Pamiętaj, że dobrze przygotowana wiadomość o nieobecności może wywrzeć pozytywne wrażenie, nawet jeśli nie pracujesz aktywnie. Zatem następnym razem, gdy planujesz odejść na chwilę od biurka, nie zapomnij o wyjściu z biura w Outlooku 2019. To po prostu zdrowy rozsądek biznesowy. A jeśli kiedykolwiek utkniesz, po prostu wróć do tych instrukcji, a będziesz na najlepszej drodze do bezstresowego czasu z dala od skrzynki odbiorczej.