Konfigurowanie wiadomości o nieobecności w programie Outlook jest prostym procesem. Wszystko, co musisz zrobić, to uzyskać dostęp do ustawień Outlooka, utworzyć wiadomość i ustawić czas, przez który będzie ona aktywna. Dzięki temu masz pewność, że każdy, kto napisze do Ciebie e-mail podczas Twojej nieobecności, otrzyma automatyczną odpowiedź z informacją, kiedy wrócisz i z kim się skontaktować w pilnych sprawach.
Samouczek krok po kroku dotyczący ustawiania nieobecności w programie Outlook
Zanim przejdziemy do kolejnych kroków, ważne jest, aby zrozumieć, że ustawienie wiadomości o nieobecności w programie Outlook pomoże poinformować kontakty o Twojej niedostępności. To profesjonalny sposób, aby poinformować innych, że nie ignorujesz ich e-maili i że skontaktujesz się z nimi, gdy będziesz dostępny.
Krok 1: Otwórz Outlooka i kliknij „Plik”
Otwórz aplikację Outlook i kliknij zakładkę „Plik” znajdującą się w lewym górnym rogu ekranu.
Karta „Plik” umożliwia dostęp do informacji o koncie i ustawień. Po kliknięciu zobaczysz różne opcje, w tym ustawienia konta i czyszczenie skrzynki pocztowej.
Krok 2: Kliknij „Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)”
Na karcie „Plik” zobaczysz przycisk „Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)”. Kliknij na to, aby kontynuować.
Otworzy się nowe okno, w którym możesz skonfigurować wiadomość o nieobecności. Znajdziesz opcje umożliwiające ustawienie czasu trwania i dostosowanie wiadomości.
Krok 3: Ustaw zakres czasu dla odpowiedzi o nieobecności
W oknie „Odpowiedzi automatyczne” możesz ustawić przedział czasowy, w którym odpowiedź „Poza biurem” ma być aktywna.
Sugerowana lektura:Jak utworzyć wiadomość o nieobecności w programie Outlook: przewodnik krok po kroku
Możesz wybrać, czy wiadomość o nieobecności ma się rozpocząć natychmiast, czy też określić datę początkową i końcową. Jest to przydatne, jeśli planujesz wakacje lub wiesz z wyprzedzeniem, kiedy będziesz poza biurem.
Krok 4: Napisz wiadomość o nieobecności
W tym samym oknie wpisz wiadomość, która ma być automatycznie wysyłana do osób, które będą wysyłać do Ciebie e-maile podczas Twojej nieobecności.
Pamiętaj, aby podać istotne informacje, takie jak daty Twojej nieobecności, alternatywne kontakty w pilnych sprawach oraz podziękowanie za cierpliwość nadawcy. Zachowuj się profesjonalnie i na temat.
Krok 5: Kliknij „OK”, aby zapisać ustawienia
Po ustawieniu zakresu czasu i napisaniu wiadomości kliknij „OK”, aby zapisać ustawienia i aktywować odpowiedź o nieobecności.
Gratulacje! Pomyślnie skonfigurowałeś wiadomość o nieobecności w Outlooku. Teraz każdy, kto wyśle Ci wiadomość e-mail podczas Twojej nieobecności, otrzyma wstępnie ustawioną wiadomość.
Po wykonaniu tych kroków wiadomość o nieobecności będzie aktywna przez określony czas. Możesz mieć pewność, że Twoje kontakty zostaną poinformowane o Twojej nieobecności i będą wiedzieć, kiedy spodziewać się odpowiedzi. Dodatkowo możesz ustawić różne wiadomości dla osób w Twojej organizacji i kontaktów zewnętrznych.
Wskazówki dotyczące ustawiania nieobecności w programie Outlook
- Upewnij się, że wiadomość o nieobecności zawiera daty Twojej nieobecności.
- Podaj alternatywne dane kontaktowe w pilnych sprawach.
- Staraj się, aby wiadomość była krótka i profesjonalna.
- Rozważ ustawienie różnych wiadomości dla kontaktów wewnętrznych i zewnętrznych.
- Pamiętaj, aby po powrocie wyłączyć wiadomość o nieobecności.
Często zadawane pytania
Jak wyłączyć odpowiedź o nieobecności?
Po powrocie do biura wróć do ustawień „Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)” i wybierz „Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych”.
Czy mogę ustawić odpowiedź „poza biurem” dla udostępnionej skrzynki pocztowej?
Tak, możesz skonfigurować odpowiedź „Poza biurem” dla udostępnionej skrzynki pocztowej, przechodząc do ustawień skrzynki pocztowej i wykonując te same czynności.
Czy można ustawić powtarzające się odpowiedzi „Poza biurem”?
Program Outlook nie obsługuje natywnie powtarzających się odpowiedzi „Poza biurem”, ale możesz ustawić tę opcję ręcznie za każdym razem, gdy Cię nie będzie.
Czy mogę dołączyć różne wiadomości dla różnych osób?
Tak, Outlook umożliwia konfigurowanie różnych wiadomości dla osób w Twojej organizacji i dla kontaktów zewnętrznych.
Co się stanie, jeśli zapomnę ustawić wiadomość o nieobecności przed wyjściem?
Wiadomości o nieobecności możesz skonfigurować zdalnie, uzyskując dostęp do poczty e-mail za pośrednictwem programu Outlook Web Access (OWA) lub prosząc administratora IT, aby zrobił to za Ciebie.
Streszczenie
- Otwórz Outlooka i kliknij „Plik”
- Kliknij „Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)”
- Ustaw zakres czasu dla odpowiedzi o nieobecności
- Napisz wiadomość o nieobecności
- Kliknij „OK”, aby zapisać ustawienia
Wniosek
Pamiętaj, że ustawienie wiadomości o nieobecności w Outlooku nie tylko pomaga osobom próbującym się z Tobą skontaktować, ale także pomaga Ci bezpiecznie rozłączyć się. To prosty, ale skuteczny sposób na zarządzanie oczekiwaniami i utrzymanie profesjonalizmu nawet wtedy, gdy nie pracujesz aktywnie. I nie oszukujmy się, każdy z nas od czasu do czasu zasługuje na niezakłóconą przerwę. Więc śmiało, ustaw wiadomość i ciesz się wolnym czasem, nie martwiąc się o przepełnione skrzynki odbiorcze i niecierpliwe e-maile. Kto wie, może Twoja dobrze przygotowana odpowiedź poza biurem zainspiruje innych do pójścia w ich ślady i priorytetowego traktowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Wszystkiego najlepszego z okazji nieobecności w biurze!