W tym blogu omówiono przyczyny i rozwiązania usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail ze udostępnionej skrzynki pocztowej, więc czytaj dalej. Wszyscy wiemy, że Microsoft 365 to należąca do firmy Microsoft usługa produktywności oparta na chmurze, pomagająca firmom i osobom prywatnym uzyskiwać dostęp do wiadomości e-mail i innych danych online. Office 365 ma wiele skrzynek pocztowych, a Shared Mailbox jest jedną z nich. Pod nazwą Shared Mailbox to skrzynka pocztowa z wieloma użytkownikami. Ta skrzynka pocztowa boryka się z jednym poważnym problemem – zduplikowanymi wiadomościami e-mail – i wymaga pilnego rozwiązania.
Zacznijmy tego bloga od krótkiego wprowadzenia do wspólnych skrzynek pocztowych.
Co to jest udostępniona skrzynka pocztowa?
Udostępniona skrzynka pocztowa umożliwia wielu osobom wysyłanie, odbieranie i zarządzanie wiadomościami e-mail z jednego adresu e-mail w firmie. Obsługuje wspólną współpracę w zakresie przychodzących wiadomości e-mail, oferując przejrzystą odpowiedzialność i umożliwiając ujednoliconą współpracę w ramach projektu – z odpowiednich skrzynek pocztowych. Mile widziane przechowywanie50 GBsprawia, że wspólna skrzynka pocztowa jest najlepszym wyborem, aby uniknąć niepotrzebnego zaśmiecania głównej skrzynki pocztowej z powodu niepotrzebnych i spamowych wiadomości e-mail.
Zalecane: 4 sposoby importowania pliku PST do współdzielonych skrzynek pocztowych Office 365
Zalecane: Przeprowadź migrację udostępnionej skrzynki pocztowej do podstawowej skrzynki pocztowej Office 365
Metoda ręczna
Ręczna metoda usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail ze wspólnej skrzynki pocztowej obejmuje samą skrzynkę pocztową! Najlepszym sposobem ręcznego usunięcia zduplikowanych wiadomości e-mail jest wybranie ich i usunięcie ze skrzynki pocztowej. Poniższe kroki szczegółowo opisują cały proces usuwania:
- Zaloguj się do swojegoBiuro 365konto przy użyciu poświadczeń administratora (jeśli jesteś administratorem konta udostępnionej skrzynki pocztowej).
- Wpisz określone słowo kluczowelub adres e-mail w pasku wyszukiwania u góry. Wyświetlone zostaną wszystkie e-maile zawierające to samo słowo kluczowe lub adres e-mail.
- Sprawdzaćkażdy e-mail osobno, aby móc go powielić.
- Wybierz zduplikowane wiadomości e-mail i kliknijUsuń wszystko. Alternatywnie wybierz e-maile, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierzUsuwać.
- Otwórz folder Elementy usunięte, zaznacz wszystkie zduplikowane wiadomości e-mail i kliknijUsuń wszystko.
- Potwierdzaćusuwanie zbiorcze i kliknijOK.
- Jeśli na Twoim koncie znajduje sięElementy do odzyskaniafolderze (zwykle ukrytym), otwórz go i trwale usuń zduplikowane wiadomości e-mail z folderu. Wszystkie zduplikowane wiadomości e-mail zostaną usunięte ze skrzynki pocztowej.
Chociaż ta metoda wygląda na łatwą w użyciu, wcale taka nie jest! Ograniczenia, takie jak pojedyncze wyszukiwanie określonego słowa kluczowego lub adresu e-mail, czasochłonność i związane z tym kroki, ograniczają jego użycie. Dlatego zautomatyzowane narzędzie jest najlepszym sposobem na usunięcie zduplikowanych wiadomości e-mail ze udostępnionej skrzynki pocztowej.
Przeczytaj podobne: Dowiedz się, jak usunąć zduplikowane wiadomości e-mail z formatu pliku PST
Jak usunąć zduplikowane wiadomości e-mail ze wspólnych skrzynek pocztowych?
- Zainstaluj narzędzie na swoim komputerze iotwórz to.
- WybieraćBiuro 365z listy Źródło e-maili i wprowadź adres e-mail. (Ponieważ mówimy o usuwaniu duplikatów udostępnionej skrzynki pocztowej, tutaj wprowadzany jest adres e-mail tej samej skrzynki).
- TrzaskLogini wprowadź hasło do swojego konta na oficjalnej stronie logowania Microsoft.
- Kliknij PodpiszW, a narzędzie analizuje idodaje foldery kontana lewym panelu.
- Wybierzfoldery e-mailowedo procesu deduplikacji.
- WłączUżyj ustawień zaawansowanychw polu Duplikacja selektywna, aby usunąć zduplikowane wiadomości e-mail udostępnionej skrzynki pocztowej między dwiema określonymi datami.
- TrzaskUsunąć, potwierdź operację usuwania duplikatów i kliknijTak.
- Narzędzie zostanie uruchomioneusuwanie duplikatów e-mailiz konta współdzielonej skrzynki pocztowej.
- Narzędzie wyświetli komunikat o zakończeniu procesu. TrzaskOK.
- Zaloguj się do swojegoWspólna skrzynka pocztowakonto w swoim systemie, aby zobaczyć usunięte zduplikowane wiadomości e-mail w obszarzeZnaleziono duplikatyfalcówka.
- Usuwaćfolderu Znaleziono duplikaty po sprawdzeniu wiadomości e-mail.
Zautomatyzowany proces usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail ze wspólnej skrzynki pocztowej zajmuje tylko kilka minut w porównaniu z metodą ręczną. Kolejną cechą narzędzia jest to, że użytkownicy, dla których metoda ręczna jest dość skomplikowana, mogą z niej korzystać bez żadnych zmartwień i wiedzy technicznej.
Wniosek
Na tym blogu omówiliśmy przyczyny i rozwiązania usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail ze wspólnej skrzynki pocztowej. Jedyna ręczna metoda usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail ze udostępnionej skrzynki pocztowej polega na ich zaznaczeniu i usunięciu ze skrzynki pocztowej. Chociaż ta ręczna metoda wydaje się idealną opcją usuwania zduplikowanych wiadomości e-mail w udostępnionej skrzynce pocztowej, ograniczenia uniemożliwiają użytkownikom Office 365 ciągłe korzystanie z niej.
Wręcz przeciwnie, zautomatyzowane narzędzie wspomniane na blogu usuwa zduplikowane wiadomości e-mail ze wspólnej skrzynki pocztowej bez żadnych ograniczeń metody ręcznej. Tym, co wyróżnia to narzędzie, jest możliwość wprowadzania haseł do kont przy użyciu technologii OAuth.
Przeczytaj podobne: Najlepszy wybór, aby usunąć zduplikowane wiadomości e-mail w Gmailu
Polecana lektura:Jak zbiorczo eksportować udostępnioną skrzynkę pocztową do pliku CSV? Najwygodniejsze rozwiązania
Jakieś pytanie? Uzyskaj odpowiedź!
P 1: Czy narzędzie może usuwać zduplikowane wiadomości e-mail tylko z folderu Elementy wysłane w udostępnionej skrzynce pocztowej?
Odpowiedź: Zdecydowanie!Narzędzie może usuwać zduplikowane wiadomości e-mail z wybranych folderów udostępnionej skrzynki pocztowej bez utraty danych.
P 2: Czy mogę usunąć zduplikowane wiadomości e-mail z kont głównej skrzynki pocztowej?
Odpowiedź: Tak!Za pomocą tego wieloplatformowego narzędzia do deduplikacji możesz usuwać zduplikowane wiadomości e-mail z podstawowej, współdzielonej skrzynki pocztowej i innych kont e-mail usługi Office 365.
Pytanie 3: Chcę wypróbować to narzędzie przed zakupem. Czy to możliwe?
Lata:To proste! Pobierz wersję próbną, która usuwa pierwsze 25 duplikatów z konta udostępnionej skrzynki pocztowej.
P 4: Czy mogę pobrać to narzędzie na mój system operacyjny Windows 11?
Lata:Możesz wygodnie zainstalować narzędzie na wszystkich systemach operacyjnych Windows z wyjątkiem tego, o którym mowa.