Якщо ви регулярно користуєтеся Google Таблицями, ви, ймовірно, знайомі з тими інструментами, якими часто користуєтеся. Однак є багато функцій цієї програми для роботи з електронними таблицями, які залишаються непоміченими та недостатньо використовуються.
Тут ми розглянемо кілька цікавих функцій Google Таблиць, які можуть стати вашими фаворитами. Голова доТаблиці Google, увійдіть за допомогою свого облікового запису Google і спробуйте деякі з цих прихованих перлин.
Зміст
1. Отримайте дані зі смарт-чіпа
Якщо ви скористалися перевагами Smart Chips у програмах Google, ви будете раді знати, що можете робити з ними ще більше. Після того, як ви вставите розумний чіп, ви можете витягти з нього дані та розмістити їх на аркуші, що зробить чіпи ще кориснішими.
Наразі ви можете видобувати дані зі смарт-чіпів людей, файлів і подій календаря. Це включає ім’я та адресу електронної пошти, власника та ім’я файлу, а також резюме та місцезнаходження.
- Після вставлення смарт-чіпа наведіть на нього курсор, виберіть його або клацніть правою кнопкою миші. Потім вибирайтеВилучення даних.
- Коли відкриється бічна панель, скористайтесяЕкстрактвкладку, щоб установити прапорці для елементів, які потрібно витягти.
- ВикористовуйтеВитяг дополе для введення або вибору розташування аркуша, на якому потрібно розмістити дані.
- ВиберітьЕкстракті ви побачите відображення даних у вибраному місці.
Якщо вам потрібно оновити витягнуті дані, ви можете скористатисяОновити та керуватина бічній панелі.
2. Створіть QR-код
QR-коди є популярними способами обміну інформацією, спрямування людей на ваш веб-сайт і навіть надання знижок. Створивши власний QR-код у Google Таблицях без доповнень чи інструментів сторонніх розробників, ви або ваші співавтори зможете швидко вжити заходів.
Щоб створити QR-код, ви скористаєтеся функцією Google Sheets IMAGE і посиланням на кореневу URL-адресу Google:https://chart.googleapis.com/chart?.
Тут ми створимо посилання на веб-сайт у клітинці A1 за допомогою наведеної нижче формули. Помістіть формулу в клітинку, де вам потрібен QR-код.
=ЗОБРАЖЕННЯ(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))
Щоб побудувати формулу, використовуйте такі аргументи:
- CHS аргумент: визначте розміри QR-коду в пікселях (chs=500×500).
- CHT аргумент: вкажіть QR-код (cht=qr).
- Аргумент CHL: Виберіть дані URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).
Потім скористайтеся оператором амперсанда (&), щоб з’єднати аргументи.
Коли ви побачите код, вам може знадобитися змінити розмір рядка та/або стовпця, щоб побачити його повний розмір. Потім відскануйте QR-код, щоб переконатися, що він працює так, як ви очікуєте.
Ви також можете використовувати додаткові аргументи для кодування даних певним чином або призначення рівня виправлення. Щоб дізнатися більше про ці аргументи, перегляньтеДовідкова сторінка інфографіки Google Chartsдля QR-кодів.
3. Вставте розкривний список
Розкривні списки – чудовий інструмент для введення даних. Вибравши елемент зі списку, ви можете переконатися, що вводите потрібні дані, і водночас зменшити кількість помилок.
Після появи розкривних списків у Таблицях цю функцію було покращено, щоб спростити створення цих корисних списків і керувати ними.
- Вставте розкривний список, виконавши одну з таких дій:
- ВиберітьВставка>спадний списокз меню.
- Клацніть правою кнопкою миші та виберітьспадний список.
- Введіть@(У) символ і виберітьВипадаючі спискиу розділі Компоненти.
- Після цього ви побачите відкриту бічну панель «Правила перевірки даних». Введіть розташування для списку вЗастосувати до діапазонуі підтвердьте цеспадний списоквибрано в спадному меню Критерії.
- Потім додайте елементи списку вВаріантполя та за бажанням виберіть для них кольори ліворуч.
- Щоб відобразити текст довідки, вибрати дію для недійсних даних або вибрати стиль відображення, розгорніть розділ «Додаткові параметри».
- Коли закінчите, виберітьГотово. Потім скористайтеся новим розкривним списком, щоб ввести дані в аркуш.
4. Перевірте електронну адресу
Якщо у вас є електронна таблиця, яка містить адреси електронної пошти, будь то Gmail, Outlook чи щось інше, ви можете переконатися, що вони дійсні. Хоча Таблиці не показують, чи адреса є законною, вони показують, чи правильно вона відформатована за допомогою символу @ (At) і домену.
- Виберіть комірки, які потрібно перевірити, і перейдіть до нихДані>Перевірка данихв меню.
- Коли відкриється бічна панель «Правила перевірки даних», виберітьДодайте правило, підтвердьте або налаштуйте клітинки вЗастосувати до діапазонуполе та виберітьТекст є дійсною електронною поштоюу спадному списку Критерії.
- За бажанням виберіть Додаткові параметри, такі як відображення тексту довідки, відображення попередження або відхилення введення. ВиберітьГотовощоб зберегти та застосувати правило перевірки.
Потім ви можете перевірити перевірку та параметри, ввівши недійсну адресу електронної пошти.
5. Створіть спеціальну функцію
Ви любите використовувати функції та формули в Google Таблицях? Якщо так, то чому б не створити свій власний? Використовуючи функцію користувацьких функцій, ви можете налаштувати власну функцію та використовувати її повторно, коли забажаєте.
- ВиберітьДані>Іменовані функціїз меню.
- На бічній панелі «Іменовані функції», що відкриється, використовуйтеДодати нову функціювнизу, щоб створити власну функцію. Ви також можете переглянути приклад, переглянути демонстрацію або дізнатися більше про функцію.
- Введіть ім’я функції, опис і за бажанням заповнювачі аргументів. Введіть формулу, яку ви хочете використовувати для визначення функції, і виберітьДалі.
- Перегляньте попередній перегляд функції та виберіть будь-яку з нихНазадвнести зміни абоСтворитищоб зберегти нову функцію. Зауважте, що ви також можете додати додаткові аргументи, якщо це необхідно.
- Потім ви побачите функцію в списку бічної панелі. Введіть його в комірку аркуша, щоб перевірити.
Якщо потрібно внести зміни, знову відкрийте бічну панель «Іменовані функції», виберітьтри крапкиправоруч від функції та виберітьРедагувати.
6. Використовуйте зріз для фільтрації діаграми
Діаграми дають вам зручний і ефективний спосіб відображення даних. За допомогою зрізу можна фільтрувати дані, які відображаються на діаграмі. Це зручно для перегляду окремих частин даних діаграми, коли це необхідно.
Вставте слайсер
Після вставлення діаграми виберіть її та перейдіть доДані>Додайте слайсерв меню.
Коли відкриється бічна панель, відкрийтеДаніпідтвердьте діапазон даних угорі, а потім виберіть стовпець для використання для фільтра.
Ви побачите, що роздільник з’явиться у вигляді чорного округленого прямокутника, який ви можете пересувати або змінювати розмір на свій розсуд.
Використовуйте слайсер
Отримавши слайсер, виберітьфільтрліворуч або в спадному менюстрілкаправоруч. Потім виберіть дані, які ви хочете побачити на діаграмі, і поставте галочки біля цих елементів.
Виберітьдобреі ви негайно побачите оновлення діаграми.
Щоб повернути діаграму до початкового вигляду з усіма даними, відкрийте фільтр і виберітьВибрати все>добре.
7. Швидке обчислення даних
Іноді вам хочеться побачити швидкий розрахунок без додавання формули на аркуш. У Google Таблицях ви можете просто вибрати значення, а потім вибрати обчислення для перегляду без зайвих зусиль.
- Виберіть дані, які потрібно обчислити, а потім подивіться внизу праворуч у рядку вкладок. Ви побачите зелене меню обчислень, яке містить суму ваших даних.
- Відкрийте це меню та виберіть обчислення, яке потрібно виконати. У цьому меню ви побачите новий результат.
- Ви також можете просто відкрити меню, щоб переглянути всі доступні розрахунки в режимі реального часу.
Більше читання:8 прихованих функцій iOS 18.3 iPhone, про які варто знати
Якщо ви вирішите включити розрахунок у свій аркуш, не відпускайте клітинку виділеною та виберітьДосліджуйтеправоруч від вкладок аркуша.
Коли відкриється бічна панель, перетягніть обчислення, яке потрібно використати, у комірку аркуша.
8. Досліджуйте способи представлення ваших даних
Можливо, у вашій електронній таблиці є дані, але ви не впевнені в найкращому способі їх відображення чи аналізу. За допомогою функції «Дослідження» ви можете побачити різноманітні швидкі способи представлення своїх даних, переглянути деталі про них і поставити запитання.
Виберіть свої дані та виберітьДосліджуйтеправоруч внизу.
Коли відкриється бічна панель огляду, ви побачите параметри своїх даних. Введіть запитання в розділі «Відповіді», застосуйте колір у розділі «Форматування» або вставте діаграму з розділу «Аналіз».
Після завершення просто скористайтесяXу верхньому правому куті бічної панелі, щоб закрити її.
9. Запит на затвердження аркуша
Якщо ви використовуєте обліковий запис Google Workspace для бізнесу чи навчання, перегляньте функцію схвалення. За допомогою нього ви можете запитувати схвалення від інших і відстежувати, що схвалено, а що ні.
Перейти доФайлі виберітьДозволи.
Коли відкриється бічна панель «Схвалення», виберітьЗробіть запит.
У спливаючому вікні додайте тих, кому ви хочете схвалити запит, і, за бажанням, повідомлення. Ви також можете вказати термін виконання, дозволити особам, які затверджують, редагувати аркуш або заблокувати файл, перш ніж надсилати запит на затвердження. ВиберітьНадіслати запитколи ви закінчите.
Якщо ви ще не поділилися документом із затверджувачами, вам буде запропоновано це зробити та призначити дозволи.
Потім ви можете переглянути статус, повернувшись до бічної панелі «Схвалення».
Хоча Google Таблиці пропонують багато різних способів форматування дат і часу, можливо, вам потрібно щось особливе. Ви можете створити власний формат дати й часу з потрібною структурою, кольорами та стилем.
- Виберіть комірки, що містять дату або час, і перейдіть доФормат>Номер>Спеціальна дата і час. Крім того, ви можете вибрати параметр Більше форматів на панелі інструментів і вибратиСпеціальна дата і час.
- Коли відкриється вікно, ви побачите поточний формат вашої дати та/або часу. Виберіть існуючий елемент у верхній частині, щоб змінити формат або видалити його.
- Щоб додати інший елемент, натисніть стрілку праворуч і виберіть один зі списку. Потім ви можете відформатувати цей елемент за допомогою його стрілки.
- Коли закінчите, виберітьЗастосуватищоб використовувати спеціальний формат дати й часу, і ви побачите оновлення аркуша.
Завдяки цим функціям Google Таблиць ви можете робити ще більше зі своїми даними. Обов’язково спробуйте один чи кілька варіантів і подивіться, який вам стане в нагоді.
У відповідних посібниках подивіться, як знайти дублікати в Google Таблицях за допомогою параметрів умовного форматування.