Zamiana imion i nazwisk w Excelu może być nieco trudna, jeśli nie znasz funkcji programu. Ale nie martw się, to nie jest tak skomplikowane, jak się wydaje! Zasadniczo będziesz używać kombinacji wbudowanych funkcji programu Excel do dzielenia nazw, następnie odwracania ich i na koniec ponownego składania. Dzięki kilku prostym krokom zamienisz te nazwy w mgnieniu oka.
Samouczek krok po kroku: Zamiana imienia i nazwiska w Excelu
Zanim przejdziemy do kolejnych kroków, przyjrzyjmy się, co chcemy tutaj osiągnąć. Chcemy pobrać listę nazw w formacie „Pierwszy ostatni” i zamienić je na „Ostatni, pierwszy”. Jest to szczególnie przydatne do organizowania danych w sposób bardziej czytelny lub zgodny z określonymi standardami.
Krok 1: Wybierz komórki zawierające nazwy
Wybierz komórki w programie Excel zawierające nazwy, które chcesz przełączyć.
Wybierając komórki, pamiętaj, aby wybrać tylko te, których nazwy chcesz przełączyć. Jeśli wybierzesz zbyt wiele komórek, możesz otrzymać niepotrzebne puste kolumny.
Krok 2: Użyj funkcji „Tekst do kolumn”.
Po zaznaczeniu komórek przejdź do zakładki Dane i kliknij „Tekst do kolumn”.
„Tekst na kolumny” to potężne narzędzie w programie Excel, które umożliwia dzielenie zawartości komórki na podstawie określonego ogranicznika, takiego jak spacja, przecinek lub dowolny inny określony znak.
Krok 3: Wybierz „Rozdzielany” i kliknij „Dalej”
W kreatorze „Tekst do kolumn” wybierz opcję „Rozdzielany”, a następnie kliknij „Dalej”.
„Rozdzielana” oznacza, że zawartość komórki będzie dzielona przy każdym wystąpieniu wybranego przez Ciebie ogranicznika, którym w tym przypadku będzie spacja pomiędzy imieniem i nazwiskiem.
Krok 4: Ustaw ogranicznik jako „Spacja”
Zaznacz pole „Spacja” jako ogranicznik i usuń zaznaczenie innych opcji, a następnie kliknij „Dalej”.
Uważaj, aby wybrać właściwy ogranicznik. Jeśli wybierzesz niewłaściwy, nazwy nie zostaną poprawnie podzielone. Jeśli imiona mają inicjały środka, może być konieczne podjęcie dodatkowych kroków, aby sobie z nimi poradzić.
Krok 5: Zakończ działanie kreatora „Tekst do kolumn”.
Kliknij „Zakończ”, aby wykonać podział.
Po kliknięciu „Zakończ” Excel podzieli imię i nazwisko na osobne kolumny.
Po wykonaniu powyższych kroków Twoje imię i nazwisko znajdą się w oddzielnych kolumnach. W tym miejscu możesz po prostu zmienić układ kolumn, tak aby jako pierwsze pojawiło się nazwisko, po nim przecinek, a na końcu imię. W razie potrzeby może być konieczne użycie funkcji konkatenacji w celu połączenia nazwiska i imienia z powrotem w jedną komórkę.
Wskazówki dotyczące przełączania imienia i nazwiska w programie Excel
- Zawsze wykonaj kopię zapasową danych przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w programie Excel. Nie chcesz stracić oryginalnych danych, jeśli coś pójdzie nie tak.
- Jeśli uwzględnione są drugie imiona lub inicjały, może być konieczne dostosowanie kroków, aby uwzględnić te dodatkowe informacje.
- W razie potrzeby użyj operatora „CONCATENATE” lub „&”, aby ponownie połączyć nazwiska i imiona.
- Rozważ użycie funkcji „Przytnij”, aby usunąć wszelkie dodatkowe spacje, które mogą pojawić się po użyciu opcji „Tekst do kolumn”.
- Przed zastosowaniem zmian w rzeczywistych danych przećwicz działanie na przykładowym zestawie danych, aby mieć pewność, że wszystko pójdzie gładko.
Często zadawane pytania
Co się stanie, jeśli moje imię i nazwisko będzie miało inicjały drugiego imienia lub drugiego nazwiska?
Jeśli nazwy, z którymi pracujesz, mają drugie inicjały lub drugie nazwiska, musisz dostosować ustawienia ograniczników w kreatorze „Tekst do kolumn”, aby je uwzględnić.
Dowiedz się więcej:Jak zamienić cale na piksele w programie Excel: przewodnik krok po kroku
Czy mogę cofnąć zmiany po zmianie nazwiska?
Tak, możesz cofnąć zmiany naciskając Ctrl + Z lub używając przycisku „Cofnij” w Excelu. Jednak zawsze dobrą praktyką jest utworzenie kopii zapasowej danych przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.
Czy istnieje sposób na zautomatyzowanie tego procesu, jeśli mam dużą listę nazwisk?
W przypadku dużej listy nazw możesz utworzyć formułę, korzystając z funkcji programu Excel, takich jak LEWY, PRAWY, ŚRODEK, ZNAJDŹ i DŁUG, aby zautomatyzować proces. Alternatywnie możesz używać makr do automatyzacji powtarzalnych zadań.
Czy mogę przywrócić oryginalny format nazw po ich zmianie?
Tak, możesz przywrócić oryginalny format nazw, odwracając kroki wykonane w celu zmiany ich kolejności.
Co się stanie, jeśli przypadkowo połączę nazwy w jedną komórkę?
Jeśli przypadkowo połączysz nazwy w jedną komórkę, możesz ponownie użyć funkcji „Tekst do kolumn”, aby je rozdzielić, lub skorzystać z wbudowanych funkcji programu Excel, aby je podzielić.
Streszczenie
- Wybierz komórki z nazwami.
- Użyj opcji „Tekst do kolumn”.
- Wybierz „Rozdzielone”.
- Ustaw ogranicznik jako „Spacja”.
- Zakończ kreatora.
Wniosek
Zamiana imion i nazwisk w programie Excel może na początku wydawać się zniechęcająca, ale gdy już to opanujesz, staje się to proste. Pamiętaj tylko, że kluczem jest podzielenie nazw za pomocą funkcji „Tekst na kolumny”, zmiana ich kolejności, a następnie w razie potrzeby złożenie ich z powrotem. I nie zapomnij o tych wskazówkach — mogą one naprawdę uratować życie, szczególnie jeśli masz do czynienia z dużym zbiorem danych lub nazwami z dodatkowymi elementami, takimi jak inicjały środka.
Wykonując czynności opisane w tym artykule, nie będziesz już musiał ręcznie wycinać, wklejać i ponownie wpisywać nazw. Zaawansowane funkcje programu Excel wykonują całą ciężką pracę za Ciebie, oszczędzając czas i zmniejszając ryzyko błędów. Teraz, gdy wiesz, jak przełączać imiona i nazwiska w programie Excel, jesteś dobrze przygotowany do obsługi dowolnej listy nazwisk, która pojawi się na Twojej drodze. Miłego organizowania danych!