Każdy od czasu do czasu musi wyjechać na wakacje lub w podróż służbową, dlatego warto powiadomić swoje kontakty e-mailowe, że aktualnie jesteś nieosiągalny.
Większość dostawców poczty e-mail lub aplikacji ma sposoby, które umożliwiają automatyczną obsługę tego problemu, a program Outlook 2013 nie jest wyjątkiem.
Poniższy samouczek dotyczący wiadomości o nieobecności w programie Outlook przeprowadzi Cię przez proces konfigurowania tej funkcji na komputerze.
Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w programie Outlook 2013
- Otwórz Outlooka 2013.
- KliknijNowy e-mailprzycisk.
- Wpisz wiadomość o nieobecności w polu tekstowym wiadomości e-mail.
- KliknijPlikpatka.
- TrzaskZapisz jako.
- Wpisz nazwę szablonu w polu Nazwa pliku, a następnie kliknijZapisz jako typ, wybieraćSzablon Outlooka, a następnie kliknijRatować.
- KliknijDomkliknij kartęZasadyprzycisk, a następnie kliknijZarządzaj regułami i alertami.
- KliknijNowa zasadaprzycisk.
- TrzaskZastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości, a następnie kliknijNastępny.
- TrzaskNastępny, a następnie kliknijTak.
- WybierzOdpowiedz, używając określonego szablonuopcję, a następnie kliknijKonkretny szablon.
- TrzaskZaglądać, kliknijSzablony użytkownika w systemie plików, następnie wybierz utworzony wcześniej szablon i kliknijOtwarte.
- KliknijNastępnyprzycisk.
- Ustaw wyjątki, a następnie kliknijNastępny.
- KliknijSkończyćprzycisk.
Kontynuacja naszego artykułu zawiera dodatkowe informacje i zdjęcia przedstawiające te kroki. Konfigurowanie automatycznej odpowiedzi w Outlooku jest trochę skomplikowane i istnieje kilka miejsc, w których można dostosować niektóre ustawienia, co omówimy szerzej w następnej sekcji.
Jeśli masz konto Gmail i korzystasz z aplikacji internetowej Gmail, możesz także przeczytać nasz samouczek dotyczący konfiguracji Gmaila poza biurem i zamiast tego skorzystać z tej opcji.
Ważne jest, aby wiedzieć, jak ustawić odpowiedź o nieobecności w programie Outlook 2013, jeśli masz kontakty, które mogą wysyłać do Ciebie wiadomości e-mail i muszą wiedzieć, że możesz nie otrzymać wiadomości przez jakiś czas.
Odpowiedź o nieobecności to wiadomość, która zostanie wysłana natychmiast po dotarciu wiadomości e-mail do Twojej skrzynki odbiorczej w programie Outlook 2013, a treść odpowiedzi o nieobecności może zawierać dowolne informacje, które chcesz przekazać.
Poniższe kroki pokażą, jak utworzyć odpowiedź o nieobecności w programie Outlook 2013, jeśli masz konto e-mail, które nie jest częścią serwera Exchange.
Sugerowana lektura:Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail programu Outlook w programie Outlook 2013
Obejmuje to adresy e-mail hostowane przez dostawców poczty e-mail, takich jak Gmail, Yahoo, Outlook.com lub jeden z wielu innych podobnych dostawców.
Większość dostawców poczty e-mail udostępnia także odpowiedź „Poza biurem”, którą można skonfigurować za pośrednictwem ich portalu internetowego, co może być lepszą opcją w zależności od okoliczności.
Listy dystrybucyjne programu Outlook mogą być świetną opcją, jeśli często musisz wysyłać wiadomości e-mail do tej samej dużej grupy osób i nie chcesz przy tym ręcznie wprowadzać poszczególnych adresów.
Jak utworzyć i włączyć odpowiedź „Poza biurem” w programie Outlook 2013 (przewodnik ze zdjęciami)
Poniższe kroki pokażą, jak utworzyć i włączyć odpowiedź o nieobecności w wersji programu Outlook dla pakietu Microsoft Office 2013.
Gdy ktoś wyśle Ci wiadomość e-mail, program Outlook automatycznie wyśle odpowiedzi wraz z utworzoną wiadomością o nieobecności. Pamiętaj, że aby to zadziałało, program Outlook 2013 będzie musiał być otwarty. Jeśli nie możesz pozostawić programu Outlook 2013 otwartego przez cały czas Twojej nieobecności w biurze, lepiej będzie ustawić odpowiedź o nieobecności bezpośrednio za pośrednictwem hosta poczty e-mail.
Poniższe łącza pokażą, jak ustawić odpowiedź o nieobecności w przypadku kilku popularnych dostawców poczty e-mail, jeśli nie możesz pozostawić komputera i programu Outlook 2013 włączonego przez całą swoją nieobecność.
Poniższe kroki pokażą, jak utworzyć odpowiedź o nieobecności w programie Outlook 2013, jeśli nie masz konta Exchange Server i korzystasz z konta IMAP lub POP3. Jeśli masz Exchange, możesz utworzyć odpowiedź o nieobecności lub inne automatyczne odpowiedzi pakietu Office, przechodząc doPlik > Informacje > Odpowiedzi automatyczne.
Krok 1: Otwórz program Outlook 2013.
Krok 2: KliknijNowy e-mailprzycisk.
Krok 3: Wpisz wiadomość o nieobecności w polu tekstowym wiadomości e-mail.
Krok 4: KliknijPlikw lewym górnym rogu okna.
Krok 5: KliknijZapisz jako.
Krok 6: Wpisz nazwę szablonu w plikuNazwa plikupole, a następnie kliknijZapisz jako typmenu rozwijane, wybierzSzablon Outlooka, a następnie kliknijRatowaćprzycisk.
Krok 7: KliknijDomw górnej części okna, kliknij przyciskZasadyprzycisk wPrzenosićczęść wstążki, a następnie kliknij przyciskZarządzaj regułami i alertamiprzycisk.
Krok 8: KliknijNowa zasadaprzycisk.
Krok 9: KliknijZastosuj regułę do otrzymywanych wiadomościopcję, a następnie kliknijNastępny.
Krok 9: KliknijNastępny, chyba że chcesz wysłać odpowiedź „Poza biurem” tylko pod pewnymi warunkami. Jeśli nie wybrałeś żadnej opcji, kliknij przyciskTakaby potwierdzić, że chcesz, aby ta reguła miała zastosowanie do każdej otrzymanej wiadomości.
Krok 10: Zaznacz pole wyboru po lewej stronieOdpowiedz, używając określonego szablonuopcję, a następnie kliknijKonkretny szablonopcję w dolnej części okna.
Krok 11: KliknijZaglądaćmenu rozwijanego kliknijSzablony użytkownika w systemie plikówopcję, a następnie wybierz utworzony wcześniej szablon i kliknij przyciskOtwarteprzycisk.
Krok 12: KliknijNastępnyprzycisk.
Krok 13: Ustaw dowolne wyjątki, klikając pole wyboru po lewej stronie każdej z tych opcji, a następnie kliknij przyciskNastępnyprzycisk.
Krok 14: KliknijSkończyćaby zakończyć konfigurowanie wiadomości o nieobecności i rozpocząć wysyłanie automatycznych odpowiedzi.
Teraz, gdy wiesz, jak skonfigurować odpowiedź o nieobecności w programie Outlook 2013, będziesz mógł z niej skorzystać, gdy wyjedziesz na wakacje i chcesz, aby Twoje kontakty zewnętrzne i współpracownicy wiedzieli, kiedy wrócisz, aby odpowiedzieć na ich e-maile.
Jak wspomniano wcześniej, aby to zadziałało, Twój komputer musi być włączony, a program Outlook 2013 musi być otwarty.
Jeśli Twój komputer jest skonfigurowany do trybu uśpienia lub hibernacji po pewnym okresie bezczynności, ta metoda wysyłania odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook 2013 nie będzie działać.
Kiedy wrócisz z nieobecności w biurze, możesz wyłączyć tę regułę, przechodząc doReguły > Zarządzaj regułami i alertami(gdzie byliśmy w kroku 7 powyżej), a następnie kliknij pole po lewej stronie reguły, aby usunąć znacznik wyboru. Niestety w przypadku tej metody automatycznej odpowiedzi nie można określić czasu rozpoczęcia ani zakończenia.
Jeśli masz trudności ze znalezieniem niektórych opcji formatowania w programie Outlook, możesz zapoznać się z naszym przewodnikiem dotyczącym przekreślania w programie Microsoft Outlook, aby uzyskać wskazówki.
Dodatkowe uwagi dotyczące korzystania z automatycznej odpowiedzi w programie Microsoft Outlook
- Ogólnie rzecz biorąc, dobrym pomysłem jest podanie godziny rozpoczęcia i zakończenia w odpowiedzi na wiadomość o nieobecności, aby Twoje kontakty e-mailowe mniej więcej wiedziały, kiedy mogą się spodziewać odpowiedzi od Ciebie.
- Jeśli masz dostęp do internetowej wersji swojego konta e-mail, takiej jak konto internetowe programu Outlook lub Gmail, lepszym rozwiązaniem może być użycie tej wersji do wysłania odpowiedzi o nieobecności. Obaj dostawcy poczty e-mail mają dedykowaną opcję odpowiedzi na wakacje, dzięki której możesz nieco lepiej zautomatyzować tę czynność, umożliwiając nawet wybranie zakresu dat, w którym będziesz niedostępny.
- Okna dialogowego Reguły można używać nie tylko do odpowiadania na wiadomość o nieobecności. Mogę go używać do generowania różnych odpowiedzi dla osób spoza mojej organizacji i osób w mojej organizacji, a także mogę automatycznie filtrować e-maile na podstawie tematu lub nadawcy.
- Powyższy przewodnik ma pomóc Ci w utworzeniu odpowiedzi o nieobecności, jeśli nie masz konta Exchange. Jeśli go posiadasz, cały proces jest znacznie prostszy. Na stronie jest asystent poza biuremPlikzakładka, w której możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi, a nawet określić zakres czasu dla tych odpowiedzi. Okno automatycznej odpowiedzi ma również oddzielną zakładkę organizacyjną dla obu opcjiPoza moją organizacjąIWewnątrz mojej organizacjikontaktów, dzięki czemu możesz dostosować każdą odpowiedź z osobna.
Czy chcesz, aby program Outlook 2013 częściej sprawdzał dostępność nowych wiadomości? Dostosuj ustawienia wysyłania i odbierania w programie Outlook 2013, aby sprawdzać dostępność nowych wiadomości tak często, jak chcesz.
Często zadawane pytania dotyczące funkcji Poza biurem w programie Outlook 2013
Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w programie Outlook 2013?
Możesz utworzyć automatyczną wiadomość e-mail wysyłaną do każdego, kto napisze do Ciebie wiadomość e-mail w programie Outlook 2013, na przykład do współpracowników, członków zespołu, biuletynów, klientów lub kogokolwiek innego.
Możesz to zrobić, wykonując czynności opisane w powyższym artykule, które obejmują napisanie wiadomości e-mail, zapisanie jej jako szablonu, a następnie utworzenie reguły wysyłającej ten szablon za każdym razem, gdy otrzymasz nową wiadomość e-mail.
Czy mogę ustawić daty rozpoczęcia i zakończenia odpowiedzi na wiadomość o nieobecności?
Jeśli korzystasz z nowszej wersji programu Microsoft Outlook, po kliknięciu zakładki Plik znajdziesz opcję Odpowiedzi automatyczne. Jedną z opcji, które możesz tam ustawić, jest określenie okresu, za jaki te e-maile mają być wysyłane, co wiąże się z określeniem daty początkowej i końcowej.
Dlaczego moje odpowiedzi o nieobecności nie są wysyłane?
Jeśli ktoś nie otrzymuje Twojej wiadomości e-mail o nieobecności, warto sprawdzić, czy komputer jest włączony, podłączony do Internetu i czy aplikacja Outlook jest otwarta.
Jaka jest funkcja Asystenta pakietu Office w programie Outlook?
W nowszych wersjach programu Microsoft Outlook dostępne jest okno dialogowe Asystenta pakietu Office, którego można używać do automatycznych odpowiedzi poza biurem.
Kiedy kliknieszOdpowiedzi automatyczneprzycisk naPlik > Informacjei otwórz okno dialogowe Odpowiedzi automatyczne, możesz wybrać wszystkie szczegóły swoich odpowiedzi, w tym użyć pola wyboru zakresu czasu lub określić żądany zakres czasu.
Możliwość włączenia automatycznych odpowiedzi za pomocą tej funkcji jest o wiele łatwiejsza niż rozpoczynanie od pustej reguły i wybieranie szablonów użytkowników do wysyłania automatycznych odpowiedzi, ale ta opcja jest dostępna tylko w nowych wersjach programu Outlook.