Czy kiedykolwiek chciałeś wysłać e-mail w odpowiednim momencie, nawet jeśli nie byłeś przy komputerze? Microsoft Outlook ma fantastyczną funkcję, która pozwala dokładnie to zrobić, umożliwiając utworzenie wiadomości teraz i zaplanowanie jej wysłania później. Jest to prosty proces: piszesz swój e-mail jak zwykle, a następnie, zanim naciśniesz przycisk wysyłania, zagłębisz się w menu „Opcje”, aby znaleźć ustawienie „Opóźnienie dostawy”. Tutaj możesz łatwo wybrać dokładną datę i godzinę dostarczenia wiadomości e-mail, co daje Ci całkowitą kontrolę nad tym, kiedy wiadomość wyląduje w czyjejś skrzynce odbiorczej.
W tej sekcji znajdziesz dokładne kroki potrzebne do skonfigurowania wiadomości e-mail z opóźnionym dostarczaniem w programie Microsoft Outlook, dzięki czemu Twoje wiadomości dotrą dokładnie wtedy, kiedy tego chcesz.
Krok 1: Otwórz nową wiadomość e-mail w Outlooku.
Na początek musisz rozpocząć wysyłanie nowej wiadomości e-mail, tak jak w przypadku każdej innej wiadomości, którą planujesz wysłać. Możesz to zrobić, klikając przycisk „Nowy e-mail”, zwykle znajdujący się w lewym górnym rogu okna Outlooka. Ta czynność otwiera znajome, puste płótno, w którym możesz stworzyć swoją komunikację.
Krok 2: Napisz swój e-mail w zwykły sposób.
Śmiało, wypełnij pola „Do”, „DW” i „UDW”, wpisz temat i utwórz treść wiadomości. Nie martw się jeszcze o czas wysyłki; skoncentruj się na jasnym i skutecznym zapisywaniu myśli. Upewnij się, że Twoja wiadomość wygląda dokładnie tak, jak chcesz, gdy zostanie ostatecznie wysłana.
Krok 3: Przejdź do zakładki „Opcje” w oknie nowej wiadomości.
Gdy wiadomość e-mail będzie już w pełni napisana i gotowa do użycia, spójrz na menu wstążki u góry okna wiadomości e-mail. Zobaczysz kilka zakładek, takich jak „Wiadomość” i „Wstaw”. Kliknij kartę „Opcje”, aby wyświetlić inny zestaw narzędzi i funkcji. Tutaj znajdziemy specjalne ustawienie, którego potrzebujemy.
Krok 4: Kliknij „Opóźnij dostawę” w grupie „Więcej opcji”.
Na karcie „Opcje” wyszukaj sekcję zwykle oznaczoną „Więcej opcji” lub podobną. Wewnątrz tej grupy powinieneś zauważyć przycisk lub ikonę z napisem „Opóźnij dostawę”. Kliknij, a pojawi się nowe małe okno o nazwie „Właściwości”, w którym będziesz mógł dokonać wyboru.
Zobacz także:Jak zaplanować e-mail w programie Outlook: przewodnik krok po kroku
Krok 5: Zaznacz pole „Nie dostarczaj wcześniej” i wybierz preferowaną datę i godzinę.
W oknie „Właściwości” zobaczysz pole wyboru obok „Nie dostarczaj wcześniej”. Pamiętaj, aby zaznaczyć to pole. Po zaznaczeniu tej opcji możesz użyć menu rozwijanych i kalendarzy, aby wybrać konkretną datę i godzinę, o której chcesz wysłać wiadomość e-mail. Bądź precyzyjny, ponieważ jest to dokładny moment, w którym Twoja wiadomość opuści skrzynkę nadawczą.
Krok 6: Zamknij okno „Właściwości” i kliknij „Wyślij”.
Po ustaleniu daty i godziny dostawy kliknij przycisk „Zamknij” w oknie „Właściwości”. Powrócisz do swojej wiadomości e-mail. Teraz śmiało kliknij zwykły przycisk „Wyślij”. Nie zdziw się; Twój e-mail nie zniknie natychmiast w eterze.
Po kliknięciu przycisku „Wyślij” po ustawieniu opóźnienia dostarczenia wiadomość e-mail zostanie przeniesiona do folderu „Skrzynka nadawcza” programu Outlook. Będzie cierpliwie czekać tam, aż do dokładnej daty i godziny, którą podałeś. W tym momencie, o ile aplikacja Outlook jest otwarta i połączona z Internetem, wiadomość e-mail zostanie automatycznie wysłana do docelowych odbiorców. Jeśli program Outlook nie będzie otwarty w zaplanowanym czasie, wyśle wiadomość e-mail przy następnym otwarciu aplikacji i połączeniu z Internetem.
Wskazówki dotyczące planowania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook
- Pozostaw program Outlook otwarty:Aby wiadomość e-mail została wysłana dokładnie na czas, program Outlook zazwyczaj musi być otwarty i podłączony do Internetu. Jeśli jest zamknięty, wiadomość e-mail zostanie wysłana zaraz po ponownym otwarciu programu Outlook i uzyskaniu połączenia internetowego po upływie zaplanowanego czasu.
- Edytuj przed wysłaniem:Zawsze możesz przejść do folderu „Skrzynka nadawcza”, otworzyć zaplanowaną wiadomość e-mail i wprowadzić zmiany w jej treści, odbiorcach, a nawet zaplanowanym czasie dostarczenia, zanim zostanie ona wysłana. Pamiętaj tylko o zapisaniu wszelkich zmian.
- Anuluj, jeśli to konieczne:Jeśli zdecydujesz, że nie chcesz wysyłać zaplanowanej wiadomości e-mail, po prostu znajdź ją w „Skrzynce nadawczej” i usuń. To tak, jakby usunąć jakąkolwiek inną wersję roboczą.
- Użyj dla stref czasowych:Ta funkcja doskonale nadaje się do wysyłania e-maili do osób w różnych strefach czasowych. Możesz napisać swój e-mail, kiedy tylko jest to dla Ciebie wygodne i zaplanować jego dotarcie w godzinach pracy.
- Pamiętaj o kluczowych datach:Korzystaj z zaplanowanych e-maili, aby przypominać sobie lub innym o ważnych wydarzeniach, urodzinach lub terminach realizacji projektów. To fantastyczny sposób, aby mieć pewność, że nigdy nie przegapisz żadnego rytmu.
- Zarządzaj swoją skrzynką nadawczą:Jeśli planujesz wiele e-maili, miej oko na swoją „Skrzynkę nadawczą”. Pomaga to śledzić oczekujące wiadomości i gwarantuje, że nic nie zostanie zapomniane ani wysłane przypadkowo.
Często zadawane pytania dotyczące planowania wiadomości e-mail
Co się stanie, jeśli mój komputer będzie wyłączony w zaplanowanym czasie wysyłania?
Jeśli Twój komputer jest wyłączony lub program Outlook jest zamknięty w momencie, w którym zaplanowana wiadomość e-mail ma zostać wysłana, wiadomość e-mail nie zostanie dostarczona dokładnie w tym momencie. Zamiast tego pozostanie w Twojej „Skrzynce nadawczej” i zostanie wysłany automatycznie przy następnym otwarciu Outlooka, a Twój komputer będzie podłączony do Internetu. Zatem nadal będzie dostępny, tylko trochę później niż planowano, jeśli konfiguracja nie jest uruchomiona.
Czy mogę zaplanować powtarzające się e-maile w Outlooku?
Nie, funkcja „Opóźnienie dostawy” w programie Outlook jest przeznaczona do jednorazowych zaplanowanych wysyłek. Za pomocą tej konkretnej funkcji nie można skonfigurować automatycznego wysyłania wiadomości e-mail w regularnych odstępach czasu, np. cotygodniowego przypomnienia. W przypadku wiadomości cyklicznych może być konieczne użycie innych narzędzi, takich jak przypomnienia w kalendarzu generujące nowe e-maile lub dodatki innych firm, ale podstawowa opcja „Opóźnienie dostarczania” tego nie zapewnia.
Jak sprawdzić, czy wiadomość e-mail została poprawnie zaplanowana?
Gdy klikniesz „Wyślij” opóźnioną wiadomość e-mail, zostanie ona przeniesiona do folderu „Skrzynka nadawcza”. Możesz sprawdzić, czy jest ona zaplanowana, po prostu przechodząc do „Skrzynki nadawczej” w Outlooku. Zobaczysz wiadomość e-mail, która tam czeka i czeka na wyznaczony czas wysłania. Jeśli znajduje się w „Skrzynce nadawczej”, jest prawidłowo zaplanowany i gotowy do użycia.
Czy mogę zaplanować dostarczenie wiadomości e-mail o określonej godzinie, na przykład o 9:17?
Oczywiście, masz pełną kontrolę nad dokładnym czasem. Kiedy znajdziesz się w oknie „Właściwości”, ustawiając czas dostawy, możesz ręcznie wpisać lub wybrać dokładną godzinę i minutę, o której chcesz wysłać wiadomość e-mail. Jeśli więc Twoim celem jest godzina 9:17, możesz ustawić ją co do minuty.
Czy istnieje ograniczenie dotyczące tego, jak daleko w przyszłość mogę zaplanować wysyłkę e-maila?
Ogólnie rzecz biorąc, nie ma ścisłych ograniczeń technicznych dotyczących tego, jak daleko w przyszłość można zaplanować wiadomość e-mail przy użyciu funkcji „Opóźnienie dostarczania” programu Outlook. Możesz wybrać datę odległą o miesiące lub nawet lata. Pamiętaj jednak, że Outlook musi być otwarty i podłączony, aby mógł wysłać wiadomość, więc zaplanowanie czegoś zbyt odległego może oznaczać, że o tym zapomnisz lub wcześniej zmienisz system.
Streszczenie
- Otwórz nową wiadomość e-mail.
- Napisz treść swojego e-maila.
- Przejdź do zakładki „Opcje”.
- Kliknij „Opóźnij dostawę”.
- Ustaw żądaną datę i godzinę dostawy.
- Zamknij właściwości i kliknij „Wyślij”.
Wniosek
Opanowanie sztuki planowania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook to prawdziwa rewolucja dla każdego, kto chce zwiększyć swoją produktywność i efektywność komunikacji. Pomyśl o tym: ile razy musiałeś wysłać ważną wiadomość, ale wiedziałeś, że wysłanie jej teraz oznaczałoby, że zostanie zakopana w czyjejś skrzynce odbiorczej? A może przypomniałeś sobie o urodzinach przyjaciela o północy i chciałeś wysłać ciepłe życzenia, które dotarły o bardziej rozsądnej godzinie. Ta prosta, ale zaawansowana funkcja pozwala kontrolować czas wysyłania wiadomości, zapewniając, że dotrą one wtedy, gdy będą miały największy wpływ lub po prostu wtedy, gdy będą najbardziej odpowiednie. To jak mieć osobistego asystenta, który pamięta o dostarczeniu notatek w idealnym momencie.
Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla profesjonalistów pracujących w różnych strefach czasowych. Możesz przygotowywać e-maile w godzinach pracy i zaplanować ich dotarcie w godzinach pracy kolegi lub klienta, mając pewność, że Twoja wiadomość zostanie szybko zauważona i nie zaginie w porannej powodzi. Co więcej, jest to doskonałe narzędzie do zarządzania własnym przepływem pracy. Grupując pisanie e-maili, a następnie planując ich dostarczenie, możesz zwolnić przestrzeń mentalną i uniknąć ciągłego rozpraszania uwagi związanego z wysyłaniem e-maili w ciągu dnia. Wspiera bardziej skoncentrowane podejście do pracy, pozwalając skoncentrować się na zadaniach bez ciągłego przełączania kontekstu w celu wysłania tego jednego pilnego e-maila.
Co więcej, planowanie e-maili może uratować życie w przypadku osobistych przypomnień lub życzeń. Czy kiedykolwiek zapomniałeś o rocznicy lub krytycznej obserwacji? Opóźnioną dostawę możesz ustawić i zapomnieć, mając pewność, że Twoja wiadomość zostanie dostarczona dokładnie wtedy, gdy będzie taka potrzeba. Redukuje stres i pomaga utrzymać ważne relacje, zarówno zawodowe, jak i osobiste. Piękno tej funkcji polega na jej prostocie; nie wymaga skomplikowanej konfiguracji ani zaawansowanej wiedzy technicznej. Każdy może szybko się nauczyćJak zaplanować wiadomość e-mail w programie Microsoft Outlooki od razu zacznij czerpać z niego korzyści. Więc śmiało, spróbuj. Przejmij kontrolę nad czasem wysyłania e-maili, usprawnij swoją strategię komunikacji i poznaj nowy poziom mistrzostwa w zakresie poczty e-mail. Twoja przyszła ja i Twoi odbiorcy z pewnością będą Ci za to wdzięczni.