Pozbycie się formuł w programie Excel jest tak proste, jak skopiowanie komórek zawierających formuły i wklejenie ich jako wartości. Ten proces zastępuje formuły rzeczywistymi wynikami, więc pozostają same dane.
Po wykonaniu tej czynności komórki zawierające wcześniej formuły będą teraz wyświetlać wartości obliczone przez te formuły. Oznacza to, że nie możesz już edytować formuł, ale nadal możesz normalnie pracować z danymi.
Wstęp
Excel to potężne narzędzie używane przez osoby prywatne i firmy na całym świecie do zarządzania, analizowania i prezentowania danych w ustrukturyzowany i znaczący sposób. Jedną z jego najpotężniejszych funkcji jest możliwość używania formuł do wykonywania obliczeń, manipulowania danymi i automatyzacji zadań. Czasem jednak potrzebne są po prostu surowe dane bez formuł, do celów prezentacji lub dlatego, że udostępniasz plik osobie, która nie musi przeglądać ani edytować formuł.
Pozbycie się formuł w programie Excel jest częstym zadaniem wielu użytkowników. Niezależnie od tego, czy finalizujesz raport, upraszczasz skoroszyt, czy przygotowujesz dane do wyeksportowania do innego programu, wiedza, jak skutecznie usuwać formuły, może zaoszczędzić wiele czasu i kłopotów. Ten artykuł jest idealny dla każdego, kto regularnie korzysta z programu Excel i potrzebuje szybko i łatwo konwertować formuły na wartości. Przyjrzyjmy się krok po kroku procesowi, aby to osiągnąć.
Samouczek krok po kroku dotyczący usuwania formuł w programie Excel
Zanim zaczniemy, ważne jest, aby zrozumieć, że poniższe kroki spowodują przekształcenie formuł w ich wartości końcowe, co oznacza, że nie będzie można później edytować formuł.
Krok 1: Wybierz komórki
Zaznacz komórki zawierające formuły, których chcesz się pozbyć.
Wybór komórek jest pierwszym krokiem w procesie. Możesz kliknąć i przeciągnąć, aby zaznaczyć wiele komórek, lub użyć klawiszy Shift lub Ctrl (Cmd na komputerze Mac), aby zaznaczyć komórki, które nie sąsiadują ze sobą. Upewnij się, że wybrałeś tylko komórki zawierające formuły, które chcesz przekonwertować na wartości.
Krok 2: Skopiuj komórki
Skopiuj wybrane komórki, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając „Kopiuj” lub naciskając Ctrl+C (Cmd+C na Macu).
Kopiowanie to kolejny krok. Tymczasowo przechowuje formuły i ich wartości w schowku, które można później wkleić. Upewnij się, że nie kopiujesz żadnych dodatkowych komórek, ponieważ spowoduje to wklejenie formuł w innym miejscu.
Krok 3: Wklej jako wartości
Wklej skopiowane komórki jako wartości, klikając wybrane komórki prawym przyciskiem myszy, wybierając „Wklej specjalnie”, a następnie „Wartości”.
Ten krok jest kluczowy, ponieważ zastępuje formuły ich obliczonymi wartościami. Opcja „Wklej specjalnie” jest ważna, ponieważ pozwala wybrać dokładnie to, co wklejasz – w tym przypadku tylko wartości, a nie formuły.
Plusy
| Korzyść | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Upraszcza dane | Usunięcie formuł może sprawić, że arkusz kalkulacyjny będzie prostszy i łatwiejszy do zrozumienia dla osób, które nie są zaznajomione z funkcjami programu Excel. |
| Zmniejsza rozmiar pliku | Formuły mogą zwiększać rozmiar pliku, szczególnie w dużych skoroszytach. Konwertując na wartości, możesz odchudzić swój plik. |
| Zapobiega niezamierzonym zmianom | Po usunięciu formuł nie ma ryzyka, że ktoś przypadkowo zmieni formułę, co może być ważne podczas udostępniania arkuszy kalkulacyjnych. |
Uproszczenie danych poprzez usunięcie formuł może znacznie zwiększyć przystępność arkusza kalkulacyjnego. Jest to szczególnie przydatne podczas prezentowania danych klientom lub współpracownikom, którzy być może nie muszą widzieć podstawowych obliczeń.
Zmniejszenie rozmiaru pliku może być znaczącą zaletą. Arkusze kalkulacyjne zawierające wiele złożonych formuł mogą stać się duże, a ich otwieranie lub praca z nimi może być powolna. Konwersja formuł na wartości może pomóc w rozwiązaniu tego problemu.
Zapobieganie niezamierzonym zmianom to kolejna kluczowa korzyść. Pozbywając się formuł, masz pewność, że dane w arkuszu kalkulacyjnym pozostaną statyczne i nie zostaną przypadkowo zmienione przez kogoś innego, co może mieć kluczowe znaczenie dla zachowania integralności danych.
Wady
| Wada | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Utrata możliwości edycji | Po usunięciu formuł nie można ich już edytować, co może być problematyczne, jeśli zajdzie potrzeba późniejszego wprowadzenia zmian. |
| Wymaga ręcznej aktualizacji | Bez formuł wszelkie zmiany w danych źródłowych nie zostaną automatycznie odzwierciedlone w wynikach. |
| Potencjał błędów | Jeśli przypadkowo nadpiszesz niewłaściwe komórki, możesz stracić ważne formuły, nie zdając sobie z tego sprawy. |
Utrata możliwości edytowania formuł może być poważną wadą, jeśli później zorientujesz się, że musisz wprowadzić zmiany lub korekty w swoich obliczeniach.
Wymaganie ręcznej aktualizacji oznacza więcej pracy, jeśli dane zmieniają się często. Konieczne będzie ponowne wykonanie obliczeń ręcznie, co może być czasochłonne i podatne na błędy.
Ryzyko błędów jest większe, gdy pracujesz z dużą ilością danych. Łatwo jest przypadkowo nadpisać niewłaściwe komórki, szczególnie jeśli się spieszysz, co może prowadzić do utraty pracy i nieprawidłowych danych.
Dodatkowe informacje
Podczas pracy z formułami w programie Excel zawsze warto wykonać kopię zapasową skoroszytu przed wprowadzeniem znaczących zmian, takich jak usunięcie formuł. Dzięki temu, jeśli coś pójdzie nie tak lub zmienisz zdanie, możesz łatwo wrócić do poprzedniej wersji.
Rozważ także użycie funkcji „Znajdź i zaznacz”, aby szybko zlokalizować wszystkie komórki zawierające formuły. Może to być bardzo przydatne w przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych, w których formuły są rozproszone. Na karcie „Strona główna” kliknij „Znajdź i zaznacz” i wybierz „Formuły”. Excel podświetli wszystkie komórki zawierające formuły, ułatwiając ich zaznaczanie.
Pamiętaj, że pozbycie się formuł to czynność ostateczna. Po zastąpieniu formuł wartościami nie można już wrócić, chyba że zachowasz kopię lub natychmiast cofniesz tę czynność. Należy o tym pamiętać, pracując z krytycznymi danymi.
Streszczenie
- Zaznacz komórki zawierające formuły, które chcesz usunąć.
- Skopiuj wybrane komórki.
- Wklej komórki jako wartości, aby zastąpić formuły obliczonymi wartościami.
Często zadawane pytania
Czy mogę cofnąć proces usuwania formuł?
Możesz cofnąć akcję natychmiast po wklejeniu wartości, naciskając Ctrl+Z (Cmd+Z na komputerze Mac). Jeśli jednak zamkniesz skoroszyt lub wykonasz zbyt wiele kolejnych czynności, nie będzie można tego cofnąć.
Czy istnieje skrót do wklejenia jako wartości?
Tak, po skopiowaniu komórek możesz nacisnąć Alt+E, następnie S, a następnie V i nacisnąć Enter. Ta sekwencja wkleja skopiowane komórki bezpośrednio jako wartości.
Co się stanie, jeśli będę potrzebował z powrotem formuł?
Jeśli nie masz kopii zapasowej lub nie możesz cofnąć tej czynności, konieczne będzie ponowne ręczne wprowadzenie formuł.
Czy mogę usunąć formuły z chronionych komórek?
Zanim będziesz mógł usunąć formuły, musisz najpierw wyłączyć ochronę komórek.
Jak sprawdzić, które komórki zawierają formuły?
Komórki zawierające formuły są oznaczone zielonym trójkątem w lewym górnym rogu. Możesz także użyć funkcji „Znajdź i zaznacz”, aby zlokalizować wszystkie komórki zawierające formuły.
Wniosek
Opanowanie sposobu usuwania formuł w programie Excel to cenna umiejętność, która może usprawnić przepływ pracy i uprościć arkusze kalkulacyjne. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz dane do prezentacji, udostępniasz je innym, czy po prostu chcesz zmniejszyć rozmiar pliku, wiedza o tym, jak efektywnie konwertować formuły na wartości, jest kluczowa.
Sugerowana lektura:Jak usunąć formuły w programie Excel: przewodnik krok po kroku
Zawsze pamiętaj o utworzeniu kopii zapasowej danych, dokładnie sprawdź wybrane opcje i ostrożnie korzystaj z funkcji „Wklej specjalnie”, aby mieć pewność, że wklejasz tylko wartości. Dzięki tym wskazówkom i odrobinie praktyki szybko staniesz się profesjonalistą w programie Excel.