Microsoft Excel to świetny sposób na zarządzanie dużymi ilościami danych i edytowanie ich.
Struktura wierszy i kolumn w połączeniu ze wszystkimi różnymi formułami i narzędziami porównawczymi sprawia, że jest to jedna z bardziej przydatnych aplikacji, których będziesz używać w szkole lub pracy.
Jednak jednym z obszarów, w którym ludzie mają trudności z programem Excel, jest drukowanie.
W poniższym przewodniku dotyczącym drukowania w programie Microsoft Excel przedstawiono niektóre opcje, które można dostosować w arkuszu kalkulacyjnym, aby wydrukowane arkusze kalkulacyjne wyglądały lepiej, były łatwiejsze do odczytania i nie marnowały tyle papieru.
Drukowanie arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel 2010 może być frustrujące, zwłaszcza jeśli arkusz kalkulacyjny ma zostać wydrukowany na więcej niż jednej stronie.
Dodatkowe kolumny mogą znajdować się na osobnej stronie, nagłówki kolumn są drukowane tylko na pierwszej stronie i ogólnie wizualne powiązanie komórki z wierszem lub kolumną może być trudne.
Pracując w biurze i wchodząc w interakcję z wieloma osobami, z których każda korzysta z programu Excel na różnym poziomie biegłości, mogę powiedzieć, że jednym z największych problemów większości ludzi jest wygląd arkusza kalkulacyjnego po zakończeniu pracy i wykonanie fizycznej kopii.
Domyślne ustawienia drukowania rzadko są idealne do tego, czego chcą, a istnieje wiele terminów w programie Excel, które są do siebie bardzo podobne i mogą być mylące.
Istnieje jednak kilka prostych zmian, które możesz zastosować w arkuszu kalkulacyjnym Excel, aby drukował się lepiej i był łatwiejszy do zrozumienia dla czytelników.
Jak ulepszyć drukowanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel 2010
W tym samouczku omówimy kilka kluczowych obszarów, które mogą być najbardziej pomocne w ulepszaniu drukowanego arkusza kalkulacyjnego Excel. Obszary te obejmują:
- Ukrywanie wierszy w Excelu
- Uwzględnianie numerów stron w arkuszu kalkulacyjnym
Chociaż może się to wydawać dużo, w rzeczywistości możesz wprowadzić prawie wszystkie te zmiany z jednego menu. A kiedy już się z tym oswoisz, możesz zastosować wszystkie te zmiany w ciągu zaledwie kilku sekund. W rezultacie powstanie arkusz kalkulacyjny wyświetlający nagłówki kolumn u góry każdej strony, łatwy do odczytania i nie wymagający ręcznego dostosowywania rozmiarów kolumn, aby zapobiec drukowaniu dodatkowej kolumny na osobnej stronie.
Ukrywanie niepotrzebnych kolumn i wierszy w programie Excel
Zwykle lubię zaczynać od tego miejsca, zwłaszcza gdy mam do czynienia z arkuszem kalkulacyjnym utworzonym przez kogoś innego. Często zawiera informacje, które nie są istotne z powodu drukowania arkusza kalkulacyjnego i jedynie przyczyniają się do wprowadzenia zamieszania.
Możesz ukryć wiersz lub kolumnę, klikając prawym przyciskiem myszy literę kolumny lub numer wiersza, a następnie klikającUkrywaćopcja.
Więcej o ukrywaniu kolumn dowiesz się z tego artykułu.
Dodawanie numerów stron na dole strony w programie Excel
Być może nie będzie to coś, co każdy będzie musiał robić w swoich arkuszach kalkulacyjnych, ale odkryłem, że duże arkusze kalkulacyjne często mogą wyglądać bardzo podobnie na poszczególnych stronach. Czytelnicy mają także zwyczaj usuwania zszywek i skupiania się na poszczególnych stronach, co może sprawić, że ponowne uporządkowanie arkusza kalkulacyjnego będzie prawie niemożliwe.
Krok 1: KliknijWstawićw górnej części okna.
Krok 2: KliknijNagłówek i stopkawTekstczęść wstęgi nawigacyjnej.
Krok 3: Kliknij wewnątrz sekcji stopki na dole strony, gdzie chcesz dodać numer strony.
Krok 4: KliknijNumer stronyprzycisk wElementy nagłówka i stopkiczęść wstęgi nawigacyjnej.
Będąc w tym widoku, teraz może być dobry moment na dodanie nagłówka. Możesz to zrobić, klikając wewnątrz sekcji nagłówka, w której chcesz dodać informacje. Wszystko, co dodasz do nagłówka, powtarza się na każdej stronie, więc jest to dobre miejsce na umieszczenie tytułu arkusza kalkulacyjnego.
Więcej o tworzeniu nagłówka w programie Excel 2010 możesz dowiedzieć się tutaj.
Dodatkowe informacje na temat dodawania numerów stron w programie Excel 2010 można przeczytać tutaj.
Przeczytaj także:Wydano iOS 18.3.1 z ważnymi poprawkami bezpieczeństwa i błędów
Dostosowywanie orientacji strony w programie Excel
W tej części samouczka otworzymy plikKonfiguracja stronymenu, które zawiera szereg różnych opcji drukowania, które chcemy dostosować.
Uważam, że większość drukowanych przeze mnie arkuszy kalkulacyjnych wygląda znacznie lepiej, gdy są drukowane w orientacji poziomej. Jest to oczywiście wybór, który będzie się różnić w zależności od Twoich potrzeb, ale można go łatwo zmienić w razie potrzeby.
Krok 1: KliknijUkład stronyzakładkę w górnej części okna.
Krok 2: KliknijKonfiguracja stronyprzycisk w prawym dolnym roguKonfiguracja stronyczęść wstęgi nawigacyjnej.
Krok 3: Kliknij orientację strony, której chcesz użyć.
Pozostaniemy w tym menu do końca samouczka, więc nie zamykaj go jeszcze!
Dostosowywanie rozmiaru papieru w programie Excel
Jeśli większość arkuszy kalkulacyjnych drukuje się lepiej w orientacji poziomej, czasami mogą pojawić się dokumenty, które są na to nawet za duże. Dobrym rozwiązaniem jest użycie papieru formatu Legal, który pozwoli zmieścić jeszcze więcej kolumn na jednej stronie.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać klikającUkład stronykartę, a następnie kliknij przyciskKonfiguracja stronyprzycisk w prawym dolnym roguKonfiguracja stronyczęść wstęgi nawigacyjnej.**
Krok 1: Kliknij menu rozwijane po prawej stronieRozmiar papieru, a następnie kliknij żądany rozmiar papieru.
Dopasowywanie marginesów w programie Excel
Dostosowywanie marginesów arkusza kalkulacyjnego zwykle ma miejsce, gdy chcesz zmieścić więcej informacji na stronie. Na potrzeby tego samouczka poniższy przykład zmniejszy marże do niższej wartości.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać klikającUkład stronykartę, a następnie kliknij przyciskKonfiguracja stronyprzycisk w prawym dolnym roguKonfiguracja stronyczęść wstęgi nawigacyjnej.**
Krok 1: KliknijMarginesyzakładkę w górnej części okna.
Krok 2: Kliknij strzałkę w dół poniżejLewy, aby zmniejszyć rozmiar marginesu, a następnie powtórz czynność dlaPrawidłowy,SzczytISpód. Zauważysz, że nie obniżyłem marginesów do 0, ponieważ moja drukarka ma trudności z drukowaniem dokumentów bez marginesów. Jest to powszechne w wielu drukarniach, dlatego warto rozważyć również użycie rozmiarów marginesów przedstawionych na poniższej ilustracji.
Drukowanie linii siatki w programie Excel
Jest to jedna z najważniejszych zmian, jakie należy wprowadzić w drukowanym arkuszu kalkulacyjnym i którą wprowadzam na prawie wszystkim, co drukuję z programu Excel. Dodanie linii siatki znacznie ułatwi czytelnikom określenie, do której kolumny i wiersza należy dana komórka, a także może pomóc w ograniczeniu błędów.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać klikającUkład stronykartę, a następnie kliknij przyciskKonfiguracja stronyprzycisk w prawym dolnym roguKonfiguracja stronyczęść wstęgi nawigacyjnej.**
Krok 1: KliknijArkuszzakładkę w górnej części okna.
Krok 2: Zaznacz pole po lewej stronieLinie siatki.
Powtarzanie górnego wiersza na każdej stronie w programie Excel
To kolejne ustawienie, które możesz wykorzystać, aby lepiej uporządkować arkusz kalkulacyjny. Wydrukowanie górnego wiersza na każdej stronie ułatwi czytelnikom zorientowanie się, do której kolumny należy dana komórka, co pomoże wyeliminować błędy.
**Przypomnienie – dostęp do tego menu można uzyskać klikającUkład stronykartę, a następnie kliknij przyciskKonfiguracja stronyprzycisk w prawym dolnym roguKonfiguracja stronyczęść wstęgi nawigacyjnej.**
Krok 1: Kliknij wewnątrzWiersze do powtórzenia na górzepole.
Krok 2: Kliknij wiersz, który chcesz powtórzyć u góry każdej strony. W tym przykładzie używam wiersza 1.
KliknijOKprzycisk na dole okna, aby zapisać wszystkie zmiany, które właśnie dokonaliśmy, ponieważ zakończyliśmy już pracę z tym oknem.
Jeśli zamiast tego chcesz powtórzyć kolumnę po lewej stronie każdej strony, w tym artykule możesz przeczytać, jak to zrobić.
Dopasowanie wszystkich kolumn na jednej stronie w programie Excel
To ostatnia część naszego samouczka i jest to zmiana, którą zamierzamy wprowadzić bezpośrednio z plikuWydrukowaćmenu.
Krok 1: KliknijPlikzakładka w lewym górnym rogu okna.
Krok 2: KliknijWydrukowaćw kolumnie po lewej stronie okna.
Krok 3: KliknijBrak skalowaniana środku okna, a następnie kliknijDopasuj wszystkie kolumny na jednej stronieopcja.
Powinieneś teraz mieć arkusz kalkulacyjny Excel, który zostanie wydrukowany w prostym, czytelnym formacie, który spodoba się Twoim czytelnikom. Jeśli wszystko wygląda poprawnie w plikuPodgląd wydrukupo prawej stronie okna, a następnie kliknij przyciskWydrukowaćprzycisk, aby rozpocząć drukowanie zoptymalizowanego arkusza kalkulacyjnego.
Wiele opcji omówionych w powyższym artykule będzie działać również w nowszych wersjach programu Excel. Chociaż wiele z tych sekcji dotyczyło sekcji Ustawienia strony, niektóre z tych ustawień można zmienić również z innych miejsc.
Możesz na przykład kliknąćDrukuj tytułyprzycisk naUkład stronyi wybierz górny wiersz arkusza kalkulacyjnego, aby wydrukować ten górny wiersz na każdej stronie.
Dodatkowo znajdziesz opcje dołączania linii siatki podczas drukowania, przechodząc doUkład stronyzakładkę i kliknij przyciskWydrukowaćopcję w obszarze Linie siatki w plikuOpcje arkuszaczęść wstążki.
Czy chcesz wydrukować arkusz pustych komórek do listy kontrolnej lub ręcznej inwentaryzacji? Dowiedz się, jak to zrobić w programie Excel 2010.