Jeśli kiedykolwiek tworzyłeś dokument, w którym użyłeś symboli zastępczych tekstu, docenisz tę funkcję Dokumentów Google. Używając zmiennej Smart Chip, możesz wstawić symbol zastępczy, przypisać jego wartość i automatycznie zaktualizować go w całym dokumencie.
Zamiast męczyć się z dodatkami lub aplikacjami innych firm, możesz usprawnić przepływ pracy podczas tworzenia różnego rodzaju dokumentów dzięki funkcji Variable Smart Chip.
Spis treści
Notatka: w chwili pisania tego tekstu Variable Smart Chip jest dostępny dla klientów Google Workspace Business Standard i Plus, Enterprise Standard i Plus, Education Plus oraz klientów non-profit. Mamy nadzieję, że Google w pewnym momencie udostępni tę funkcję na osobistych kontach Google.
O zmiennych inteligentnych chipach
Jak wspomniano, zmienny inteligentny chip to element zastępczy tekstu, który można wstawić do dokumentu. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku tekstu, który chcesz dodać ktoś inny, na przykład imienia lub nazwiska, adresu lub numeru telefonu. Możesz także użyć zmiennych do rzeczy, które chcesz dodać, ale na które czekasz, takich jak tytuł produktu, data lub adres strony internetowej.
Niezależnie od tego, czy używasz zmiennych dla siebie, czy dla kogoś, komu udostępniasz zawartość, pozwalają one na utworzenie dokumentu i późniejsze dodanie tych elementów.
Po dodaniu zmiennej możesz w dowolnym momencie przypisać jej wartość (tekst). Następnie każde miejsce, w którym używasz zmiennej w dokumencie, jest aktualizowane o tę wartość.
Przyjrzyjmy się, jak wstawiać i używać zmiennych w Dokumentach Google, na kilku przykładach.
Jak wstawić zmienny inteligentny chip
Aby dodać zmienny inteligentny chip do swojego dokumentu, wykonaj poniższe proste kroki.
- Umieść kursor tam, gdzie chcesz, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
- WybieraćWstawić>Inteligentne chipyi wybierzZmiennew wyskakującym menu.
- Wpisz@(At) i wybierzZmiennyz menu rozwijanego.
- W małym oknie, które się pojawi, wybierzWstaw nową zmienną.
- Nadaj zmiennej nazwę w kolejnym wyskakującym oknie. Można także użyć domyślnej konwencji nazewnictwa, Zmienna 1, Zmienna 2 i tak dalej. WybieraćTworzyć.
- Następnie zobaczysz zmienną z jej nazwą w dokumencie i na pasku bocznym Zmienne, który otworzy się po prawej stronie.
W ten sam sposób możesz dodać więcej zmiennych dla innych elementów do swojego dokumentu. Pamiętaj tylko, że dodatkowych zmiennych należy używać dla różnych elementów. Na przykład możesz utworzyć jedną zmienną dla nazwy i drugą zmienną dla adresu.
Wykorzystaj ponownie zmienny inteligentny chip
Celem zmiennej jest umieszczenie jej w dokumencie tam, gdzie jej potrzebujesz, a następnie zaktualizowanie jej wartości, gdy będziesz gotowy.
Aby wstawić tę samą zmienną w innym miejscu, wykonaj jedną z następujących czynności:
- WybieraćWstawić>Inteligentne chipy, wybieraćZmiennei wybierz nazwę zmiennej z listy podręcznej.
- Wpisz@Symbol (At), wybierzZmiennyi wybierz nazwę zmiennej z listy podręcznej.
- Otwórz pasek boczny Zmienne, najedź kursorem na zmienną, której chcesz użyć, i wybierzWstawić.
Przypisz wartość do zmiennej
Po dodaniu zmiennej do dokumentu możesz w dowolnym momencie przypisać jej wartość. Wartością jest tekst, którego chcesz użyć. Możesz to zrobić w samej zmiennej lub na pasku bocznym.
Dodaj tekst za pomocą zmiennej
Aby lokalnie przypisać wartość do zmiennej, wybierz opcjęZmiennyi wprowadź tekst, którego chcesz użyć. Spowoduje to automatyczne zapisanie wartości w tej zmiennej.
Dodaj tekst za pomocą paska bocznego
Aby przypisać wartość na pasku bocznym Zmienne, wybierz Zmienną i użyj przyciskuOtwórz na pasku bocznymikonę na wyświetlonym pasku narzędzi lub przejdź doNarzędzia>Zmiennew menu.
WybieraćBrak wartościponiżej nazwy zmiennej. Zobaczysz, że zmienna w dokumencie jest pusta i gotowa do wprowadzenia tekstu. Kiedy już to zrobisz, użyjWchodzićLubPowrótżeby to zapisać.
Zobacz także:Jak wstawiać i używać wypunktowań w Arkuszach Google
Po przypisaniu wartości do zmiennej zobaczysz tę aktualizację w każdym miejscu, w którym umieścisz zmienną w dokumencie, zgodnie z zamierzeniem inteligentnego chipa.
Zmień nazwę zmiennej
Ponieważ domyślne nazwy zmiennych nie są oczywiste, możesz nadać im bardziej znaczące nazwy. Jest to szczególnie przydatne, jeśli tworzysz kilka zmiennych dla swojego dokumentu.
Otwórz pasek boczny Zmienne, umieść kursor nad zmienną, której nazwę chcesz zmienić, i wybierzEdytuj nazwęikona (ołówek).
Gdy pojawi się wyskakujące okienko zmiany nazwy, nadaj mu nową nazwę i wybierzRatować.
Następnie zobaczysz zaktualizowaną nazwę na pasku bocznym, listę zmiennych do wstawienia i wewnątrz samej zmiennej, dopóki nie przypiszesz jej wartości.
Usuń zmienną
Jeśli zdecydujesz, że nie chcesz już używać zmiennej, możesz ją usunąć. Pamiętaj, że spowoduje to usunięcie zmiennej i jej wartości, jeśli została przypisana, z każdej lokalizacji w dokumencie.
Otwórz pasek boczny Zmienne, umieść kursor nad zmienną, którą chcesz usunąć, i wybierzUsuń definicję zmiennejikona (kosz na śmieci).
W wyskakującym okienku potwierdzenia wybierzUsuwaćaby usunąć zmienną.
Przykładowe zastosowania zmiennych w Dokumentach Google
Jeśli zastanawiasz się, jak wykorzystać zmienne do własnych celów, mamy kilka przykładów.
Kopia marketingowa
Tutaj tworzymy dokument dla nowego produktu naszego klienta. Nie mamy jeszcze nazwy produktu ani adresu strony internetowej, więc zamiast tego wstawiamy zmienne dla tych dwóch pozycji. Po otwarciu paska bocznego Zmienne są one widoczne w całym tekście z niebieskim obramowaniem.
Gdy nasz klient przekaże nam te szczegóły, po prostu przypisujemy wartości do zmiennych, a nasz dokument automatycznie się aktualizuje. Zmienne te następnie wyświetlają tekst i szare obramowania.
Kiedy zamkniesz pasek boczny Zmienne, zauważysz, że zmienne te wyglądają tak samo jak reszta tekstu, bez żadnych obramowań.
Udostępnione dokumenty
W następnym przykładzie mamy dokument, który chcemy, aby ktoś inny uzupełnił swoimi danymi. Konfigurujemy zmienne dla imienia, nazwiska, adresu, numeru telefonu i daty.
Kiedy udostępniamy dokument, odbiorca po prostu wybiera każdą zmienną i wprowadza swoje informacje. Zmienne, które są używane więcej niż raz, są aktualizowane automatycznie.
Następnie mamy gotowy dokument, w którym zmienne pojawiają się jak każdy inny tekst.
Notatka: Jeśli udostępnisz dokument za pomocą zmiennych więcej niż jednej osobie, przypisane wartości będą aktualizowane przy każdej zmianie. Aby tego uniknąć, możesz poprosić każdego z odbiorców o wykonanie kopii na potrzeby wprowadzenia zmian.
Oszczędzaj czas, minimalizuj błędy i organizuj
W zeszłym roku, od czasu wprowadzenia funkcji Smart Canvas, firma Google wprowadziła kilka nowych inteligentnych chipów. Możesz dodać wydarzenie w kalendarzu za pomocą elementu Data, utworzyć łącze do nazwy pliku za pomocą elementu Plik i dołączyć dane kontaktowe za pomocą elementu Osoby.
Teraz możesz zaoszczędzić czas na ciągłym pisaniu tego samego tekstu, a także zmniejszyć ryzyko literówek i uporządkować dokument za pomocą zmiennej inteligentnej chipa w Dokumentach Google. Pamiętaj o tej przydatnej funkcji przy tworzeniu następnego dokumentu.
Aby poznać więcej sposobów oszczędzania czasu w aplikacjach Google, zobacz, jak korzystać z listy rozwijanej w Arkuszach Google.