Kompletní průvodce exportem poštovních schránek Office 365 do PST

E-maily Office 365 ve formátu PST vám pomohou v mnoha situacích. Proto je zde tato příručka, která vysvětluje, jak můžete exportovat poštovní schránky Office 365 do PST. Kromě toho také prozkoumáme situaci, kdy potřebujete svá data ve formátu PST a další související informace. Takže se připoutejte a připravte se na zabezpečení dat Microsoft 365.

Dnes každý podnik zvyšuje svou produktivitu a e-mailovou komunikaci, aby dosáhl svého cíle. Aby jim pomohl Microsoft 365. Vyvinuto společností Microsoft,Office 365je cloudová sada, která obsahuje různé produkty společnosti Microsoft. Tato sada vám poskytuje všechny pokročilé funkce a funkce pro zvýšení jejich produktivity. Ale pokud jde o zabezpečení vašich dat, spoléhat se na cloudové služby nestačí.

soubor PST, proprietární soubor společnosti Microsoft, který ukládá kompletní poštovní schránku aplikace Outlook do vašeho místního úložiště. Mít zálohu důležitých dat na místním počítači je velmi výhodné. Což si podrobně vysvětlíme v další části článku.

Důvody pro export souboru PST z Office 365

Ukládání dat Office 365 do souboru PST je velmi běžný proces. Hlavním účelem je převést vaše cloudová data do režimu offline. Někteří uživatelé však mohou mít pro stahování dat svůj vlastní důvod. Některé z běžných příčin jsme vysvětlili níže.

• ty jsipohybující sedo jiného počítače nebo zařízení. Migrace vašeho kompletního účtu Office 365 je tedy obtížný úkol. Pokud však máte data ve formátu PST, bude jejich přesun jednodušší.
• Existuje ariziko ztráty dati když Microsoft 365 poskytuje cloudová zařízení. Proto mnoho profesionálů dává přednost kopii svých důležitých e-mailů. V tomto případě je ukládání e-mailů do souboru PST skvělou volbou.
• Když někdo jeodcházejícíspolečnosti, je povinné uchovávat údaje o jejich bývalých zaměstnancích. V takovém případě bude soubor PST fungovat jako záloha dat.
• Pokud vášSchránka Office 365 je plná, jejich uložení do souboru PST pomáhá zmenšit prostor pro nová data.
• Stahování dat do PST takésnižujezávislost na Microsoftu.

Toto jsou některé z běžných důvodů pro zálohování e-mailů Office 365 do PST. Uvidíme způsoby, jak převést vaše data. Ale ještě předtím je několik bodů, které musíte dodržovat. Nejprve je vysvětlíme a poté se podíváme na různá řešení exportu dat Microsoft 365.

Další čtení:Jak exportovat Gmail do formátu souboru PST? Kompletní průvodce

Přípravy před exportem poštovní schránky Office 365

Když spouštíte proces ukládání e-mailů Microsoft 365 do PST. Existují předpoklady, které musíte před procesem zvážit.

• Nejprve se ujistěte, že mátepříslušná oprávněníexportovat své e-maily Microsoft 365.
• Pak,zkontrolujte velikost vaší poštovní schránkya podle toho naplánujte zálohování. Pokud máte velkou poštovní schránku, bude export úplných dat nějakou dobu trvat, nebo možná budete k uložení těchto e-mailů potřebovat více souborů PST.
• Pokud používáteArchivované poštovní schránky, pak budete potřebovat centrum pro správu Exchange k exportu položek do souboru PST.
• Musíte mítpřístup do Discovery Management Group.
• Použitíplatné předplatné Office 365s povolenými funkcemi shody.

Jakmile tyto kontrolní seznamy dokončíte. Nyní můžete snadno projít metodami exportu poštovní schránky Office 365 do PST.

Stáhněte si e-maily Microsoft 365 do PST pomocí eDiscovery

Na portálu Microsoft Purview Compliance je možnost eDiscovery. Tato možnost vám pomůže prohledávat obsah a poté jej můžete exportovat. Funguje však pouze na operačních systémech Windows 11, 10, 8 a 7. a potřebujete Microsoft .Net Framework 4.5 nebo novější verzi. Platí také pro prohlížeč Edge a musí mít oprávnění od centra správy Exchange. Poté postupujte podle níže uvedených kroků.

1. Přihlaste se do svého Microsoft Office 365účet pomocí pověření globálního správce. Klikněte naAdminmožnost spuštění Centra pro správu Microsoft 365.
   
2. Poté si vyberteZabezpečení a dodržování předpisůmožnost podCentra správy Exchange.
   
3. Klikněte naOprávněnímožnost přetáhnout jej do eDiscovery Manager, jak je znázorněno na příslušné obrazovce.
   Pozor:Pro přístup ke všem funkcím eDiscovery je povinné přiřadit roli eDiscovery Manager
   
4. ZkontrolujteeDiscovery Managervolba. Poté klikněte naUpravitikona pro přiřazení důležitých rolí, které jsou povinné pro skupinu Discovery Management.
5. Ve výchozím nastavení jeje přiřazena skupina rolíke zmíněným rolím, jako je hledání shody, správa případů, export, pozastavení, náhled, kontrola a dešifrování RMS.
6. V případě, že role Export chybí, klikněte naUpravittlačítko pro přidání skupiny rolí.
   
7. Poté klepněte naVíceZdroje a otevřete Microsoft Purview Compliance Portal. Nyní si vyberteHledání obsahu >> Nové hledánívolba.
   Pozor:Pokud nemůžete vidět „Vyhledávání obsahu”, pak se ujistěte, že jste úspěšně nastavili požadovaná oprávnění eDiscovery. Pokud jste navíc provedli nějaké změny vOprávnění eDiscovery. Promítnutí může trvat až 24 hodin.
   
8. Po kliknutí naNové vyhledávánímožnost, objeví se nový průvodce. Tento průvodce vám umožní přizpůsobit všechny součásti možností vyhledávání obsahu. Uživatelé mohou zadat název vyhledávání a popis. Možnost umístění vám umožňuje zadat data poštovní schránky, která chcete exportovat.
   
9. Poté si vybertePodmínkya nastavte filtry pro export poštovní schránky Office 365 do PST eDiscovery.Nastavte požadované filtryna základě Datum, Odesílatel/Autor, Velikost (v bajtech), Předmět/Název, Štítek uchování, Druh zprávy, Účastníci, Typ, Přijato, Příjemci, Odesílatel, Odeslané, Předmět, Komu, Autor, Název, Vytvořeno, Poslední úprava a Typ souboru.
   
10. Po nastavení a použití požadovaných filtrů klikněte naPředložittlačítko pro pokračování. Nyní klikněte naHotovopro zavření aktuálního okna a zahájení vyhledávání.
11. Nyní hledáníproces běžív pozadí. Uživatelé mohou kliknout naVyhledávánímožnost zkontrolovat stav vyhledávání.
    
12. Klikněte naAkcea vyberte možnost Exportovat výsledky, jak je znázorněno na následujícím snímku obrazovky.
    
13. PodExportovat výsledky, zvolte možnost výstupu jako Všechny položky včetně těch, které mají nekategorizovaný formát, jsou šifrovány nebo by nebyly zahrnuty z jiných důvodů. Poté klikněte naVývoznítlačítko.
    
14. Poté klikněte naVývoznía znovu vyberte hledat a zkontrolujte, zda je stav dokončen či nikoli.
    
15. Jakmile je proces exportu dokončen, musíte kliknout naStáhnout výsledektab. Nezapomeňte zkopírovatJedinečný klíčkliknutím naKopírovat do schránkyvolba. Toto je povinné, protože další krok bude vyžadovat jedinečný exportní klíč.
    
16. Nyní,Nástroj pro export eDiscoveryse spustí automaticky po kliknutí na Výsledky stahování. Požádá vás o vložení exportního klíče, který bude použit pro připojení ke zdroji.Prohlížetcílovou cestu k uložení výsledného souboru PST. Klikněte naStarttlačítko pro stažení poštovní schránky z Office 365 do PST.
    

Důležitá poznámka

Nástroj eDiscovery Export Tool podporuje pouze prohlížeč Edge společnosti Microsoft, proto se ujistěte, že se pokoušíte exportovat PST z Office 365 pomocí Edge. Můžete čelit problému při vyplňování „Vyhledávání obsahu“, jak je probráno vKrok 7.

Pro Chrome a Firefox jsou však k dispozici samostatná rozšíření prohlížeče, která používají nástroj eDiscovery Export Tool bez hlášení jakékoli chyby nebo varování.

• Pro Mozilla Firefox:Breez ClickOnce
• Pro Google Chrome:Spouštěč Cegid Peoplenet ClickOnce

Použití této metody je snazší, ale kvůli nesprávné konfiguraci můžete čelit chybám, jako je eDiscovery Export Tool zaseknutý při výpočtu, nemůžete aplikaci spustit nebo nemůžete spustit nástroj eDiscovery z centra pro správu. V takovém případě zvolte další metodu stahování e-mailů do PST.

Exportujte poštovní schránku Office 365 do PST pomocí aplikace Desktop Outlook

Uživatelé mohou svůj účet Office 365 snadno propojit se svým desktopovým Outlookem a poté je exportovat ve formátu PST. Tato metoda je zdlouhavá, proto jsme je rozdělili na dvě části.První částPostup je propojit svůj účet s aplikací Outlook.

1. BěhMicrosoft Outlookna vašem počítači, notebooku nebo PC.
2. Poté si vyberteSoubor >> Přidat účetmožnost pokračovat.
3. Zadejte svou e-mailovou adresua vyberte Pokročilé možnosti.
4. Zaškrtněte políčkoDovolte mi nastavit svůj účet ručněa vybrat siPřipojit.
5. Poté vybertePOP3jako typ účtu.
6. Zadejte nastavení POP3tj. Nastavení POP, Nastavení SMTP, Číslo portu atd.
7. Vyplňte své hesloa vybrat siPřipojitpokračovat.

Část 2: Export souboru Office PST z Office 365 s vestavěnou funkcí

1. Nejprve spusťte MS Outlook a vyberteSoubor >> Otevřít a exportovat >> Import/Export.
2. Poté si vyberteExport do souborua stiskněte tlačítkoDalšítlačítko.
3. VybratDatový soubor aplikace Outlook (.pst)a vybrat siDalšípokračovat.
4. Zkontrolujtepožadované e-mailové složkyexportovat a narazit naDalšítlačítko.
5. KlikněteProhlížetpro nastavení cílové cesty zadejte název souboru a zvolteDokončit.
6. Konečně, získejte exportovaný PSTsoubor ze zvolené cílové cesty.

Kromě těchto dvou metod existuje pokročilé řešení, které dokáže zálohovat e-maily Office 365 do PST. Další metoda používá PowerShell. Pojďme se tedy podívat, jak se to dělá.

Uložte Microsoft 365 Mailbox do PST pomocí PowerShellu

Za prvé, nemůžete přímo převést e-maily Microsoft 365 na PST pomocí PowerShellu. Svůj účet však můžete synchronizovat s desktopovým Outlookem. Poté můžete pomocí funkce Import/Export získat soubor PST. Také neexistujezárukaže to bude fungovat nebo ne. Ale pokud to chcete zkusit, postupujte podle níže uvedených kroků.

• Nejprve připojíme PowerShell k vašemu Exchange Online.
  “$UserCredential = Get-Credential”
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName -UserCredential $UserCredentialmísto , zadejte své skutečné hlavní jméno.
• Pomocí tohoto příkazu převedeme naši poštovní schránku na PSTNew-MailboxExportRequest -Mailbox -FilePath\\Server\SharedFolder\mailbox.pst
• Pro sledování průběhu použijte tento příkazGet-MailboxExportRequest
• Po dokončení procesu použijte níže uvedený příkaz k odstranění požadavku na export.Get-MailboxExportRequest | Remove-MailboxExportRequest

Zde jsou ruční způsoby exportu poštovních schránek Office 365 do PST. Jsou zdarma, ale jsou v nich i problémy, které vám mohou způsobit nemalé potíže.

Kroky k exportu poštovní schránky Office 365 do PST

1. Startnástrojna vašem počítači se systémem Windows a Mac. Poté klikněte na možnost Jsem správce.
   
2. Zadejte svůj uživatelský účet Office 365e-mailovou adresu v daném poli a klikněte naPřihlášenítlačítko.
   
3. Poté se otevřeOficiální přihlášení společnosti Microsoftokno pro bezpečné přihlášení ke svému účtu O365. Zde,zadejte požadované heslo a podrobnostia pro pokračování se přihlaste.
   
4. Jakmile je připojen, můžete nyní získat svá data na levé straně. Klikněte na e-mail anáhledobsah.
   
5. Nyní si vybertePST (Personal Storage Table)jako možnost uložení z uvedených možností.
   
6. Můžete použítmožnosti filtrovánívyhledávat konkrétní e-maily a exportovat je.
   
7. Stiskněte tlačítkoPřeměnatlačítko pro procházení jiné cílové cesty podle vašeho výběru. Nakonec klikněte na možnost Zálohovat.
   

Software nejen převádí vaše e-maily, ale také poskytuje různé funkce, které vám mohou pomoci.

Pravidelně kladené dotazy uživatelů

Otázka 1: Jak mohu exportovat data Exchange Online do PST?
Odpověď:Chcete-li to provést, musíte nejprve propojit svůj účet s desktopovým Outlookem. Poté je pomocí možnosti Import/Export můžete uložit do souboru PST.

Otázka 2: Mohu vytvořit soubor PST z Office 365 Online?
Odpověď: Ano,s pomocí desktopové aplikace Outlook mohou uživatelé snadno vytvořit soubor PST z Office 365.

Otázka 3: Podporuje Office 365 soubor PST?
Odpověď: Ne,Microsoft 365 nepodporuje soubory PST.

Abych to shrnul

Mnoho uživatelů může mít problémy s ukládáním dat Office 365 do souboru PST. Ale po přečtení tohoto článku. Nyní můžete snadno exportovat poštovní schránky Office 365 do souborů PST. Zde jsme poskytli čtyři různé způsoby, jak převést vaše e-maily. Dodržujte je správně a můžete mít soubor PST obsahující Microsoft 365. Kromě toho jsme také vysvětlili důvody pro zálohování dat. Proto zde získáte všechny odpovědi na své pochybnosti, takže si přečtěte průvodce až do konce.